छात्र सूचना प्रणाली (स्टूडेंट इन्फॉर्मैशन सिस्टम)

छात्र सूचना प्रणाली (स्टूडेंट इन्फॉर्मैशन सिस्टम) एसआईएस (SIS) एक सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन है जो शैक्षणिक प्रतिष्ठानों के लिए छात्रों का डेटा का प्रबंधन करती है। छात्र सूचना प्रणाली (स्टूडेंट इन्फॉर्मैशन सिस्टम) एक इलेक्ट्रॉनिक ग्रेड बुक के माध्यम से छात्रों की परीक्षा और अन्य मूल्यांकन के अंकों को दर्ज करने की क्षमताएं प्रदान करती है, छात्रों के कार्यक्रम तैयार करती है, छात्रों की उपस्थिति का पता लगाती है और स्कूल, कॉलेज या विश्वविद्यालय में छात्रों से संबंधित डेटा की कई अन्य जरूरतों का प्रबंधन करती है। इसे छात्र सूचना प्रबंधन प्रणाली (स्टूडेंट इन्फॉर्मैशन मैनेजमेंट सिस्टम) (एसआईएमएस, सिम (SIMS, SIM)), छात्र रिकॉर्ड प्रणाली (स्टूडेंट रिकॉर्ड सिस्टम) (एसआरएस (SRS)), छात्र प्रबंधन प्रणाली (स्टूडेंट इन्फॉर्मैशन मैनेजमेंट सिस्टम) (एसएमएस (SMS)), परिसर प्रबंधन प्रणाली (कैम्पस मैनेजमेंट सिस्टम) (सीएमएस (CSM)) या स्कूल प्रबंधन प्रणाली (स्कूल मैनेजमेंट सिस्टम) (एसएमएस (SMS) के रूप में भी जाना जाता है।

सुविचारित स्टूडेंट डेटा मैनेजमेंट के महत्व और परिणाम को दिखाते हुए एक आरेख

एसआईएस (SIS) एक कॉरपोरेट ग्राहक के लिए उद्यम संसाधन योजना (इंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग) या ईआरपी (ERP) प्रणाली के समतुल्य है। इसी तरह ईआरपी प्रणाली चयन विधि (सिस्टम सेलेक्शन मेथडोलॉजी) से जुड़े कई मुद्दे, उनका क्रियान्वयन और ईआरपी (ERP) प्रणाली का संचालन स्कूलों और उनकी एसआईएस प्रणालियों पर लागू होता है।

इंट्रोडक्शनक्ट

इन प्रणालियों के आकार, कार्यक्षेत्र और क्षमता में उन पैकेजों के आधार पर भिन्नता होती है जिन्हें अपेक्षाकृत छोटे संगठनों में केवल छात्रों के आंकड़ों को कवर करने के लिए लागू किया जाता है, उन उद्यम-संबंधी समाधानों के लिए जिनका उद्देश्य महत्वपूर्ण स्थानीय जिम्मेदारी के साथ बड़े बहु-परिसर वाले संगठनों के संचालन के ज्यादातर पहलुओं को कवर करना होता है। कई प्रणालियों को एड-ऑन "मॉड्यूल्स" खरीद कर विभिन्न स्तरों की कार्यक्षमता से जोड़ा जा सकता है और विशेष रूप से स्थानीय आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए उनके गृह संस्थानों द्वारा विन्यस्त किया जा सकता है।

अभी हाल तक, एक छात्र रिकॉर्ड्स प्रणाली का सामान्य कार्य निम्नांकित से संबंधित व्यक्तिगत और अध्ययन संबंधी जानकारी के रखरखाव का समर्थन करना रहा है:

• भावी छात्रों द्वारा की जाने वाली पूछताछ का प्रबंधन
• प्रवेश प्रक्रिया का प्रबंधन
• नए छात्रों का दाखिला और शिक्षण संबंधी पसंदीदा विकल्पों का भंडारण
• वर्ग और शिक्षकों की समय-सारणियां का स्वतः निर्धारण
• परीक्षाओं, मूल्यांकनों, अंकों एवं ग्रेडों और शैक्षणिक प्रगति के आंकड़ों का प्रबंधन
• अनुपस्थितियों और उपस्थितियों के रिकॉर्ड को बनाए रखना
• छात्रों के साथ संवाद की रिकॉर्डिंग
• अनुशासन के रिकॉर्डों को बनाए रखना
• सांख्यिकीय रिपोर्ट उपलब्ध कराना
• बोर्डिंग हाउस (आवासीय व्यवस्था) के विवरणों का रखरखाव
• एक अभिभावक मंच के माध्यम से माता-पिता/अभिभावकों को छात्र के विवरणों से अवगत कराना
• विशेष शिक्षा/व्यक्तिगत शिक्षा योजना आईईपी (IEP) सेवाएं
• मानव संसाधन सेवाएं
• लेखांकन और बजट संबंधी सेवाएं
• छात्र स्वास्थ्य रिकार्ड

बड़े उद्यम संबंधी समाधान जो छात्रों के डेटा को अपने महत्वपूर्ण पहलू के रूप में रखते हैं, इनके अन्य कार्यों में छात्रों के वित्तीय सहयोग का प्रबंधन शामिल होता है और इससे अधिक कार्यों को विकासक द्वारा अनुकूलित किया जा सकता है। जहां छात्रों के वित्तीय सहयोग या सांख्यिकीय निर्गमन प्रयोजनों के लिए राष्ट्रीय या सरकारी प्रणालियां मौजूद होती हैं, छात्र रिकॉर्ड प्रणाली (स्टूडेंट रिकॉर्ड्स सिस्टम) अक्सर वह कार्यक्षमता प्रदान करती है जो आवश्यक फाइलों के निर्माण का प्रबंधन करने वाले मॉड्यूल्स या कोर एलिमेंट्स के माध्यम से इस कार्य को पूरा करती है, या जानकारी के स्वरूपित हस्तांतरण में मदद करती है। इसके उदाहरण हैं संयुक्त राज्य अमेरिका में एफएएफएसए (FAFSA) (फ्री एप्लिकेशन फॉर फेडरल स्टूडेंट एड) प्रक्रिया, युनाइटेड किंगडम की स्टूडेंट लोन्स कंपनी प्रक्रियाएं (एसएसएआर (SSAR), एसएसएसी (SSAC) और फ़ाइल प्रोसेसिंग के लिए एटीएफईई (ATFEE), युनाइटेड किंगडम में यूसीएएस (UCAS) (यूनिवर्सिटीज एंड कॉलेजेज एडमिशन सर्विस) या युनाइटेड किंगडम में एचईएसए (HESA) और एचईएसईएस (HESES) छात्रों की सांख्यिकीय निर्गमन.

अतीत में, विश्वविद्यालयों और विशेष रूप से बड़े स्कूल जिलों ने अपनी स्वयं की अग्रिम छात्र रिकॉर्ड प्रणालियां बनायी हैं। ऐसा ही एक उदाहरण टोरंटो विश्वविद्यालय की आरओएसआई (ROSI) प्रणाली है। शैक्षिक संस्थानों के कारोबार में बढ़ रही जटिलता के साथ ज्यादातर संगठन अब अनुकूलन योग्य सॉफ्टवेयर खरीदना पसंद करते हैं और सॉफ्टवेयर को एक सेवा के रूप में (एसएएएस (SAAS)) खरीदने वालों की संख्या बढ़ती जा रही है, जैसे कि QuickSchools.com और्बंड (Orbund), एम्पावर (EMPOWER), वेबसिस (WeBSIS), स्पाइरल यूनिवर्स (स्पाइरल यूनिवर्स) और रेनवेब (Renweb). आजकल इस्तेमाल की जा रही ज्यादातर छात्र सूचना प्रणालियां सर्वर-आधारित हैं जिनमें एप्लिकेशन एक सेन्ट्रल कंप्यूटर सर्वर में मौजूद रहते हैं और इनसे स्कूल के अंदर या बाहर भी विभिन्न स्थानों पर क्लाइंट एप्लिकेशनों द्वारा पहुंच बनायी जाती है। लेकिन 1990 के दशक के उत्तरार्द्ध से छात्र सूचना प्रणालियां वेब में स्थानांतरित होने लगी हैं और यह प्रवृत्ति संस्थानों द्वारा पुरानी प्रणालियों को बदले जाने के साथ बढ़ती जा रही है।

एकीकृत प्रणालियां/परिचारित सेवा

हाल के वर्षों में, कई तरह के दबाव छात्र सूचना प्रणालियों के विकास को संचालित करते आये हैं और, इसके परिणाम स्वरूप कई अग्रणी संस्थानों ने उनकी प्रणालियों को अपनाया है। ऐसे दबाव हैं:

• छात्रों, प्रशिक्षकों और (प्राथमिक और माध्यमिक शिक्षा, या के-12 के क्षेत्र में) अभिभावकों द्वारा जानकारियों तक 24x7 वेब-आधारित पहुंच की मांग.
• जवाबदेही और अन्य प्रयोजनों के लिए डेटा की मात्रा और आवृत्ति की बढ़ती मांग (राज्य स्तरीय, प्रांतीय और राष्ट्रीय एजेंसियों तक तथाकथित "वर्टिकल रिपोर्टिंग")
• छात्र सूचना प्रणालियों को अन्य उपकरणों, विशेष रूप से निर्देशन से संबंधित (अमेरिका में आईएमएस (IMS) प्रणालियां जैसे और्बंड (Orbund), मेस्ट्रो (Maestro), स्कूलनेट (SchoolNet) और स्कूल सिटी (School City)), पाठ्यक्रम (सीएमएस (CMS) प्रणालियां जैसे ब्लैकबोर्ड, आरएम (RM) लर्निंग प्लेटफॉर्म, कैमिलो (Chamilo), क्लेरोलिन (clarolin), ईफ्रंट (eFront), elearnapp डोकियोज (Dokeos), सकाई (Sakai), मूडल (Moodle), स्पाइरल यूनिवर्स (Spiral Universe) और शिक्षा (एलएमएस (एलएमएस) सिस्टम्स ऑनलाइन कोर्स वेयर जैसे एपेक्स (APEX)) के साथ एकीकरण का महत्त्व.
  • एसआईएफ (SIF) (स्कूल्स इंटरओपेराबिलिटी फ्रेमवर्क का अनुपालन.

आधुनिक उपयोग से भी यह संकेत मिलता है कि छोटे के-12 स्कूल प्रौद्योगिकी की लागत को कम करते हुए लाभ उठा सकते हैं; इसने यहां तक कि इन संगठनों को ऐसे स्कूल सॉफ्टवेयर का प्रयोग करना संभव बना दिया है जिसमें ना केवल छात्रों की जानकारी का प्रबंधन शामिल है बल्कि यह माता-पिता या अभिभावकों को पैरेंट पोर्टलों के जरिये शिक्षण संबंधी स्टाफ से संपर्क करने का माध्यम भी प्रदान करता है।

उन्नयन के नुकसान

एक वेब ब्राउज़र या एक वर्ड प्रोसेसर के स्तर तक उन्नयन के विपरीत, इन प्रणालियों में परिवर्तन और उन्नयन हर स्कूल कर्मचारी की दैनिक गतिविधियों पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालता है। ये प्रणालियां आम तौर पर स्कूल संचालन के हर पहलू को स्पर्श करती हैं, यहां तक कि उस स्थिति में भी जब केवल बुनियादी मॉड्यूल इस्तेमाल किया जाता है। इन्हीं कारणों से, निन्मांकित पर पड़ने वाले प्रभाव पर विचार करने में सावधानी बरती जानी चाहिए:

• कार्य प्रवाह (वर्कफ़्लो): चूंकि ये कार्यक्रम किसी स्कूल के व्यावसायिक कार्यप्रवाह और प्रक्रियाओं से सख्ती से जुड़े होते हैं, एसआईएस (SIS) प्रणाली में बदलाव कार्यप्रवाह में परिवर्तन के लिए मजबूर कर सकते हैं। अगर कार्यान्वयन से पहले सावधानी पूर्वक विचार नहीं किया गया तो दैनिक गतिविधियों पर इसका काफी प्रभाव पड़ सकता है।
• डेटा कन्वर्जन (आंकड़ों का रूपांतरण): वर्तमान और पुराने छात्रों के लिए ऐतिहासिक डेटा (टेप, उपस्थिति, स्वास्थ्य रिकार्ड, आदि) का डेटा कन्वर्जन भी नए एसआईएस (SIS) में रूपांतरण के लिए एक महत्वपूर्ण मुद्दा हो सकता है। चूंकि ज्यादातर स्कूलों के लिए अपने पुराने छात्रों का ऐतिहासिक डेटा रखना आवश्यक होता है, ऐसे में इस बात पर ध्यान दिया जाना चाहिए कि कौन सी जानकारी रूपांतरित की जाएगी और कौन सी संगृहीत की जाएगी.
• विशिष्ट रूप से निर्मित रिपोर्ट (कस्टमाइज्ड रिपोर्ट): छात्रों की कौन सी जानकारियों को और कैसे संगृहीत किया जाता है, इसका मानकीकरण नहीं हुआ है, ज्यादातर स्कूलों में स्टूडेंट ग्रेड के प्रिंटआउट या उपस्थिति संबंधी रिकॉर्डों के लिए अपनी स्वयं की प्रक्रियाएं और प्रणालियां होती हैं (जैसे डेटा रिपोर्टों का स्वरूपण और रूपरेखा तैयार करना). चूंकि ज्यादातर एसआईएस (SIS) पिछले एसआईएस (SIS) के लिए पूरी तरह से अनुकूल नहीं हैं, ऐसे में उन्नयन एक लम्बी और थकाऊ प्रक्रिया हो सकती है।
• प्रशिक्षण: कुछ नए एसआईएस (SIS) कार्यक्रमों की प्रवृत्ति होती है कि ये कई अनावश्यक सुविधाओं को अपने साथ शामिल कर लेते हैं जो बहुत अधित उपयोग करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए प्रमुख होते हैं, इसलिए नए एसआईएस (SIS) प्रोग्राम का इस्तेमाल करने के लिए कर्मचारियों को प्रशिक्षण देना काफी हद तक एक महंगी और समय-लेने वाली प्रक्रिया हो सकती है।

एक ईआरपी (ERP) प्रणाली की तरह, एसआईएस (SIS) प्रणाली का चयन करते समय स्कूलों को ईआरपी सिस्टम सेलेक्शन मेथडोलोजी (ERP System Selection Methodology) जैसी प्रक्रियाओं पर विचार करना चाहिए।

बाहरी कड़ियाँ

• स्कूल प्रबंधन सॉफ्टवेयर - स्कूल प्रबंधन सॉफ्टवेयर
• IT@School-ERP (आईटी@स्कूल-ईआरपी) - भारत में एक ऑनलाइन स्कूल सूचना प्रणाली.
• IT@School-ERP School Management Software (आईटी@स्कूल-ईआरपी स्कूल प्रबंधन सॉफ्टवेयर) - भारत में एक स्कूल सूचना प्रणाली
• ईयूएनआईएस (EUNIS) - एसोसिएशन ऑफ यूरोपियन यूनिवर्सिटी इन्फॉर्मैशन सिस्टम्स
• Student Portal दुनिया के प्रसिद्ध स्टूडेंट पोर्टल
• ए-बी-एसआईएस : स्कूल इन्फॉर्मैशन सिस्टम - फिलीपींस में एक ऑनलाइन स्कूल सूचना प्रणाली
• सोलस्टार स्टूडेंट शिड्यूलिंग - एकमात्र स्टूडेंट शिड्यूलिंग सॉफ्टवेयर
• ओरेकल पीपुलसॉफ्ट इंटरप्राइज कैम्पस सॉल्यूशन (Oracle Enterprise PeopleSoft काम्पुस Solutions) - पीपुलसॉफ्ट ईआरपी सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत छात्र प्रशासन प्रणाली