प्रशासनिक सहायक

विभिन्न प्रकार की प्रशासनिक सहायता प्रदान करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को प्रशासनिक सहायक (व्यवस्थापक सहायक) या कभी-कभी प्रशासनिक सहायता विशेषज्ञ कहा जाता है। ज्यादातर मामलों में यह सचिव की स्थिति के आधुनिक पुनरावृत्ति के समान है या सचिवीय कर्तव्यों की एक उप-विशेषता है।

कार्य

व्यवस्थापक सहायक लगभग हर उद्योग में लिपिक कर्तव्यों का पालन करते हैं। कुछ प्रशासनिक सहायक, जैसे कानूनी उद्योग में, दूसरों की तुलना में अधिक विशिष्ट हो सकते हैं। अधिकांश प्रशासनिक सहायक कर्तव्य एक कार्यालय के भीतर जानकारी के प्रबंधन और वितरण के इर्द-गिर्द घूमते हैं। इसमें आम तौर पर फोन का जवाब देना और फाइलों को संभालना शामिल है। प्रशासनिक सहायक पत्राचार भेजने और प्राप्त करने के प्रभारी भी हो सकते हैं, साथ ही ग्राहकों और ग्राहक सेवा का अभिवादन भी कर सकते हैं।

बहीखाता

कुछ कार्यालयों में व्यवस्थापक सहायकों पर व्यय की निगरानी और खर्च का हिसाब रखने की जिम्मेदारी दी जाती है। कर्तव्यों में स्प्रेडशीट बनाने से लेकर कार्यालय प्रबंधक के खर्चों की रिपोर्ट करने तक शामिल हो सकते हैं।

योजना और शेड्यूलिंग

बोर्ड मीटिंग और लंच जैसी घटनाओं की योजना बनाना भी व्यवस्थापक सहायकों की जिम्मेदारी हो सकती है। इसके लिए विक्रेता की कीमतों पर शोध करने या प्रतिभागियों की उपलब्धता के बारे में पूछताछ करने की आवश्यकता हो सकती है। अन्य कर्तव्यों में नियुक्तियों का समय निर्धारण और प्रस्तुति सामग्री तैयार करना शामिल हो सकता है।

दस्तावेज़ीकरण

व्यवस्थापक सहायक दस्तावेज़ीकरण के साथ कार्यालय के सदस्यों की भी मदद कर सकते हैं। फ़ाइलों को संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और प्रबंधित करने के अलावा, सहायकों को दस्तावेज़ों को टाइप करने, संपादित करने और प्रूफरीड करने की आवश्यकता हो सकती है। कुछ सहायकों को श्रुतलेख लेने या बैठकों के कार्यवृत्त रिकॉर्ड करने की आवश्यकता हो सकती है।