"बैठक": अवतरणों में अंतर
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अनुनाद सिंह (वार्ता | योगदान) |
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==बैठक की कार्यवाही==
बैठकों का आयोजन कार्यसूची के अनुसार किया जाता है। सर्वप्रथम उपस्थिति दर्ज की जाती है और तत्पश्चात् उपस्थित सदस्यों के समक्ष अनुपस्थिति के लिए क्षमायाचना को आधिसूचित किया जाता है। सामान्य आभिवादन के पश्चात, अध्यक्ष सचिव को पिछली बैठक के कार्यवृह को पढ़ने के लिए आमंत्रित करता है। यदि कार्यवृहों को पहले ही परित कर दिया गया है, यदि सभी सदस्य इसके लिए सहमत हों, तो उन्हें पढ़ा हुआ मान लिया जाता है, यदि कोई सदस्य कार्यवृह में किसी प्रकार की त्रुटि को इंगित करता है तो अध्यक्ष या सचिव बैठक की स्वीकृति से इसे शुद्ध रुप में हस्ताक्षर करने से पूर्व इस त्रुटि को ठीक किया जाता है। कार्यवृह पर हस्ताक्षर हाने के पश्चात, उनमें किसी प्रकार का परिवर्तन नहीं किया जाना चहिए। पिछली बैठक के कार्यवृहों को पढ़ने के पश्चात् कार्यसूची की मदों के अनुसार बैठक की कार्यवाही आरंभ की जाती है।
==बैठकों के आयोजन में वैयक्तिक सहायक/निजी सचिव की भूमिका==
एक निजी सचिव या सहायक बैठक के संयोजन तथा आयोजन के लिए प्रत्यक्ष रुप से प्रधिकृत या उत्तरदायी नहीं है किन्तु वह कार्यपालक, जिसके साथ वह कार्य कर रहा है, संबंधित कंपनी या संघ का सचिव है या उसने बैठक का संयोजन किया है या बैठक की अध्यक्षता की है, तो यह वैयक्तिक सहायक/निजी सचिव का कर्हव्य है कि वह बैठकों से संबंधित सभी सचिवीय कार्यो के निष्पादन में कार्यपालक को सहयोग दें।
बैठक से संबंधित सचिवीय कार्य को तीन शीर्षकाें के अंतर्गत वर्गीकृत किया जा सकता है:
===बैठक से पूर्व===
1. बैठक की तिथि तथा समय को सुनिश्चित करना अर्थात बैठक कब और कहां आयोजित
करनी है और इसकी तैयारी के लिए तद्नुसार कदम उठाएं जैसे समिति कक्ष की बुकिंग, या होटल आवास की व्यवस्था आदि।
2. बैठक की आधिसूचना तथा कार्यसूची का मसौदा तैयार करना तथा उसे अनुमोदित कराना।
3. आधिसूचना, कार्यसूची तथा रिपोर्टाें आदि, यदि कोई हो, की पर्याप्त संख्या में प्रतियां बनाना और आवश्यकता होने पर उन्हें आधिसूचना के साथ संलग्न करके बैठक में शमिल होने वाले सभी सदस्यों को भेजना।
4. जिन्हें बैठक में भाग लेना है उन्हें आमंत्रण पत्र भेजना, जैसे शाखा प्रबंधक, लेखाकार तथा लेखापरीक्षक आदि।
5. बैठक कक्ष में पहले ही वातानुकूलन प्रणाली,व्लोयर आदि की जांच करना और जन-उदघोषणा प्रणाली जैसे ओएचपी/एलसीडी/स्क्रीन तथा अन्य उपकरणों की व्यवस्था करना, जिनकी बैठक के लिए आवश्यकता होती है और बैठक के आमंत्रितों की संख्या को ध्यान में रखते हुए यह सुनिश्चित करना कि बैठक कक्ष में पर्याप्त संख्या में कुर्सियां उपलब्ध हैं।
6. जलपान तथा दोपहर के भोजन के लिए समय से पूर्व बुकिंग कराना।
7. निम्नलिखित वस्तुओं को तैयार रखना
:* (i) स्टेशनरी की वस्तुएं जैसे लिखने के लिए पेपर, पेन, पेंसिल आदि,
:* (ii) कार्यसूची की आतिरिक्त प्रतियां,
:* (iii) पिछली बैठक के कार्यवृह,
:* (iv) संगत दस्तावेज, रिपोर्टे, विवरण तथा अन्य दस्तावेज जिनकी आवश्यकता बैठक के दौरान हो सकती है और इसमें बैठक में शमिल न हो पाने वाले सदस्यों की क्षमायाचना पत्र भी शमिल होते हैं,
:* (v) उपस्थिति शीट या रजिस्टर,
:* (vi) कोई अन्य संदर्भ पुस्तकें, मानक आदेश आदि।
===बैठक के दौरान===
1. उपस्थिति रजिस्टर या उपस्थिति शीट में उपस्थित सदस्यों के हस्ताक्षर लेना।
2. गणपूर्ति का निर्धारण करने में अध्यक्ष को सहयोग प्रदान करना।
3. तत्काल संदर्भ के लिए अध्यक्ष के समक्ष आवश्यक कागज, फाइलें तथा दस्तावेज रखना तथा सदस्यों को कागज या दस्तावेज, यदि कोई हो, का वितरण करना।
4. अध्यक्ष द्वारा आदेश दिए जाने पर बैठक की आधिसूचना, अनुपस्थिति क्षमायाचना, पिछली बैठक के कार्यवृहों तथा लेखापरीक्षक की रिपोर्ट आदि को पढ़ना।
5. यह सुनिश्चित करना कि बैठक में उपस्थित सदस्यों को चाय/कॉफी/जलपान आदि प्रदान किया जा रहा है।
6. बैठक की कार्यवाही के संचालन के दौरान अध्यक्ष द्वारा अपेक्षित प्रक्रिया के नियमों की आवश्यक जानकारी, कागज तथा दस्तावेज उपलब्ध कराना।
7. बैठक की कार्यवाही को नोट करना।
(ऊपर उल्लिखित आधिकतर कर्हव्यों का निष्पादन कार्यापालक/सचिव द्वारा किया जाता है तथा उसके वैयक्तिक सहायक/निजी सहायक द्वारा उसे सहयोग प्रदान किया जाता है।
===बैठक के पश्चात===
1. यह देखना कि बैठक का कक्ष अच्छी स्थिति में छोड़ा गया है, कक्ष की जांच करना कि कहीं किसी सदस्य का कोई सामान तो नहीं रह गया है, लिए गए सामान व उपकरणों को वापस करना, अप्रयुक्त सामान को वापस उठाना आदि।
2. कार्यवृह का मसौदा तैयार करना तथा उसको अनुमोदित कराना और उचित प्रारुप में इसे टाइप करना।
3. बैठक में लिए गए निर्णयों पर कार्रवाई सुनिश्चित करना तथा जिन्हें कार्य सौंपे गए हैं उन्हें उचित रुप से सूचित करना। सभी सदस्यों को औपचरिक रुप से आधिसूचना देना चाहे वह सदस्य बैठक में उपस्थित था या नहीं।
==वेब के माध्यम से बैठकें==
वेब बैठक वह माध्यम है जिसके द्वारा विश्वभर में बैठे लोग एकसाथ मिलकर सूचनाओं तथा विचारों का आदान-प्रदान करते हैं। वेब बैठकें छोटे व्यवसायों से लेकर बहुराष्ट्रीय कंपनियों के लिए लाभदायक होती हैं। यह माध्यम उच्च स्तरीय निर्णय लेने वाले आधिकरियों को एक साथ लाता है और अपने व्यवसाय के लोगो, बजटों, आभियानों तथा किसी अन्य पहलू के संबंध में उनके विचारों को समेकित करता है।
वेब बैठकें कंपनियों के लिए अपने ग्राहकों, कर्मचरियों तथा साझेदारों के साथ संपर्क बढ़ाने को संभव बनाती हैं। यह विशेष रुप से बड़ी भौगोलिक कंपनियों के मामले में सत्य है। आमने सामने व्यवस्था के अंतर्गत प्रशिक्षण तथा परामर्श आदि उपलब्ध कराने के लिए विभिन्न कार्यालयों का दौरा करने में काफी खर्च होता है। इसमें विमान किराया, भोजन व्यवस्था, आवास, परिवहन तथा सम्मेलन या बैठक कक्ष संबंधी व्यय शमिल हैं। इसमेें काफी समय लगता है और धन की भी बर्बादी होती है। वेब के माध्यम से बैठक के द्वारा एक कार्यपालक अपने कार्यालय को छोड़े बिना कंपनी के अन्य सदस्यों को प्रशिक्षण तथा प्रस्तुतीकरण दे सकता है। इसे अल्पावधि नोटिस में भी किया जा सकता है। निर्णय लेने के लिए व्यक्तियों को एकत्र करने की क्षमता कंपनी के लिए एक अच्छी परिसंपति है। वेब के माध्यम से बैठकें निम्नलिखित तरीकों से आयोजित की जा सकती हैं:
'''वेब कॉन्फ्रेंसिंग या वेबिनार''': इन वेब बैठकों का आयोजन वेब कॉन्फ्रेसिंग या बैठकों के माध्यम से किया जाता है जिसमें किसी प्रकार का सॉप‹टवेयर प्रदाता होता है और इसमें विशिष्ट रुप से एक प्रस्तुतकर्ता तथा उसको सुनने वाले श्रोता होते हैं। जब इस प्रकार की बैठक में बड़ी संख्या में भागीदार होते हैं तो इसे वेबिनार (webinar)कहते हैं।
==व्यावसयिक बैठक की आतिरिक्त शब्दावली==
== इन्हें भी देखें ==
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