ध्वनि मेल

ध्वनिमेल (जिसे आवाज-मेल, वीएमएस, या संदेश बैंक के नाम से भी जाना जाता है) संग्रहीत टेलीफोन संदेशों की एक केन्द्रीकृत प्रणाली है जिसे बाद में वापस निकाला जा सकता है। इस शब्द का प्रयोग अधिक मोटे तौर पर एक संग्रहीत दूरसंचार स्वर-संदेश को पहुँचाने की किसी भी प्रणाली, जिसमें उत्तर देने वाली मशीन का उपयोग भी शामिल है, को निरूपित करने के लिये किया जाता है। अधिकांश सेलफोनों में ध्वनि मेल एक बुनियादी सुविधा के रूप में उपलब्ध होती है और भूमिगत-लाइन वाले फोनों और कॉर्पोरेट पीबीएक्सों के अपने ध्वनि मेल विकल्प होते हैं।

विशेषताएं

ध्वनि प्रणालियों को प्राप्तकर्ता तक एक रिकार्ड किये हुए ऑडियो संदेश को पहुँचाने की दृष्टि से डिजाइन किया जाता है। इस कार्य को पूरा करने के लिये उनमें संदेशों के चयन, सुनाने और प्रबन्धन के लिये एक प्रयोगकर्ता इंटरफेस होता है; संदेश को सुनाने या पहुँचाने का एक तरीका ; और प्रतीक्षा कर रहे संदेश के बारे में प्रयोगकर्ता को सूचित करने की अधिसूचक क्षमता. अधिकतर प्रणालियाँ इन सभी कार्यों के लिये जरिये के रूप में फोन नेटवर्कों का प्रयोग करती हैं, या तो सेलुलर या भूमिगत-लाइन पर आधारित. कुछ प्रणालियाँ एकाधिक दूरसंचार विधियों का प्रयोग कर सकती हैं, जिससे प्राप्तकर्ताओं और कॉल करने वालों को विभिन्न तरीकों के माध्यम से संदेश छोड़ने या पुन: प्राप्त करने की सुविधा मिलती है।

सरल ध्वनि मेल एक दूरस्थ उत्तर देने वाली मशीन के रूप में काम करती है जो प्रयोगकर्ता इंटरफेस के रूप में स्पर्श-टोनों का प्रयोग करती है। अधिक जटिल प्रणालियों में आवाज या एक कंप्यूटर इंटरफेस जैसे अन्य इनपुट उपकरणों का प्रयोग किया जा सकता है। सरल ध्वनि मेल प्रणालियाँ फोन के माध्यम से ऑडियो संदेश सुना सकती हैं, जबकि अधिक उन्नत प्रणालियों में वैकल्पिक प्रेषण विधियाँ हो सकती हैं जिनमें ईमेल या पाठ संदेश वितरण, संदेश अन्तरण और अग्रेषण विकल्प और कई मेलबाक्सों सहित वैकल्पिक वितरण के तरीके शामिल हैं।

अधिसूचना तरीकों में भी ध्वनि मेल प्रणाली के आधार पर भिन्नता होती हैं। सरल प्रणालियाँ सक्रिय अधिसूचना बिल्कुल ही उपलब्ध नहीं करती है, बल्कि प्राप्तकर्ता को प्रणाली से पता करना होता है, जबकि अन्य प्रणालियाँ यह संकेत दे सकती हैं कि संदेश प्राप्तकर्ता की प्रतीक्षा कर रहे हैं।

लगभग सभी आधुनिक ध्वनि मेल प्रणालियाँ डिजिटल भंडारण का प्रयोग करती हैं और वे आदर्श रूप से कम्प्यूटर भंडारण उपकरणों पर संग्रहीत की जाती हैं।

इतिहास

ध्वनि मेल का आविष्कार गेराल्ड एम. कोलोद्नी और पॉल ह्यूजेस द्वारा उस समय किया गया था, जब उन्होंने इसका वर्णन ”रेडियोलॉजी” नामक मेडिकल पत्रिका में एक लेख में किया। (कोलोद्नी जीएम, कोहेन हाय, कैलिस्की ए. रेडियोलॉजी रिपोर्ट के लिए रैपिड-एक्सेस सिस्टम: एक नई अवधारणा). “रेडियोलॉजी” 1974, 111 (3) :717-9) कोलोद्नी और ह्यूजेस ने एक पेटेंट के लिए 1975 में आवेदन किया, जिसे 1981 में आवंटित किया गया (अमेरिकी पेटेंट क्र. 4,260,854). यह पेटेंट मैसाचुसेट्स के सुडबरी सिस्टम्स को सौंपा गया जिसने ऐसी प्रणालियों को बाजार में लाने और निगमों और अस्पतालों को बेचने का कार्य शुरू किया। आईबीएम, सोनी और लेनियर तथा ध्वनि मेल प्रणाली के कई छोटे निर्माताओं नें अपनी ध्वनि मेल प्रणालियों के लिए सुडबरी पेटेंट का लाइसेंस हासिल किया। पिट्नी बोवेस द्वारा किये गए एक पेटेंट दावे को, जिसमें सुडबरी पेटेंट से पहले कलात्मक प्रस्तुति का दावा किया गया था, अमेरिका के जिला न्यायालय, कनेक्टिकट जिला द्वारा 8 नवम्बर 2000 को अस्वीकृत कर दिया गया। 1970 और 1980 के दशक के प्रारम्भ में, एक फोन कॉल करने की लागत कम हो गई और फोन द्वारा अधिक व्यापारिक संचार किया जाने लगा। जैसे-जैसे निगमों का विकास हुआ और श्रम दरें बढ़ीं, कर्मचारियों और सचिवों के बीच अनुपात कम होने लगा। एकाधिक समय-क्षेत्रों, सचिवों की संख्या में कमी और फोन पर अधिकाधिक संचार के साथ, फोन करने वालों द्वारा लोगों को संपर्क न कर पाने के कारण यथार्थ-समय फोन-संचार प्रथा में बाधा उत्पन्न होने लगी. कुछ प्रारम्भिक अध्ययनों से पता चला कि 4 में से केवल 1 कॉल एक पूरी कॉल में परिणीत हो रही थी और कुल कॉलों में से आधी कॉलें एकतरफा प्रकृति की थीं (अर्थात्, उनमें वार्तालाप की आवश्यकता नहीं थी)। ऐसा होने का कारण लोगों का उस समय काम पर न होना (समय-क्षेत्र में भिन्नताओं के कारण, या काम के सिलसिले में बाहर होने के कारण आदि), या काम पर मौजूद रहने पर भी अपनी कार्यस्थल से हटकर बैठकों में व्यस्त रहना या विश्राम पर होना आदि थे। यह अवरोध व्यावसायिक गतिविधियों के प्रभाव को बाधित और व्यक्तिगत और समूह उत्पादकता दोनों में कमी का कारण था। इससे फोन करने वाले का समय भी बर्बाद होता था और समय पर निर्भर महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करने में विलम्ब होता था।

न तो ईमेल संदेश और न ही सेलुलर फोन 1970 और 1980 के दशकों में व्यापक रूप से प्रयोग में थे और उनका विकास 1990 के दशक के मध्य तक वास्तव में शुरू नहीं हुआ था। व्यवसायों के लिए फोन संचार समस्या का प्रारम्भिक समाधान "संदेश केन्द्र" था। एक संदेश केन्द्र या "संदेश डेस्क" एक केन्द्रीकृत हाथ से संचालित उत्तर देने वाली सेवा थी, जो किसी कम्पनी में हर व्यक्ति के फोनों का जवाब देने वाले कुछ कर्मचारियों द्वारा दी जाती थी। व्यस्त रहने वाले या कोई जवाब न देने वाले एक्सटेंशन संदेश केन्द्र के जरिये "कॉल निर्देशक" नामक एक उपकरण पर अन्तरित हो जाते थे। कॉल निर्देशक के पास कंपनी के प्रत्येक एक्सटेंशन के लिये एक बटन होता था जो उस व्यक्ति के एक्सटेंशन के संदेश केन्द्र को भेजे जाने पर दीप्तमान होने लगता था। बटन के पास लगा एक लेबल ऑपरेटर को बतलाता था कि वह एक्सटेंशन किसका है।

हालांकि यह पहले की प्रणालियों की तुलना में एक सुधार था, संदेश केन्द्र काफी असुविधापूर्ण था। ऑपरेटर व्यस्त थे और कॉलों की संख्या शीर्षकाल की अवधियों जैसे दोपहर के भोजन के समय बढ़ जाती थीं। इसके कारण संदेश लेने वाले कर्मचारियों को प्रत्येक संदेश को सही रूप से लेने के लिये बहुत कम समय मिलता था। अक्सर, वे कर्मचारियों के नामों या उनके उच्चारण से परिचित भी नहीं होते थे। संदेशों को गुलाबी पर्चों पर लिखा जाता था और आंतरिक मेल प्रणाली द्वारा वितरित किया जाता था। संदेश अक्सर लंबी देरी के बाद लोगों की मेज पर पहुँचते थे, उन पर फोन करने वाले का नाम और नंबर के अलावा बहुत कम जानकारी होती थी और वे अकसर गलत नामों और फोन नम्बरों सहित त्रुटिपूर्ण होते थे।

टेप पर आधारित टेलीफोन का जवाब देने वाली मशीनें आवासीय टेलीफोन बाजार में आ चुकी थीं, लेकिन प्रौद्योगिकी की भौतिक सीमाओं के कारण कारपोरेट वातावरण में अधिक इस्तेमाल नहीं की गई थीं। हर टेलीफोन के लिए एक अलग उत्तर देने वाली मशीन की जरूरत थी; यदि उपयोगकर्ता फोन का इस्तेमाल कर रहा हो तो संदेशों को रिकार्ड नहीं किया जा सकता था; संदेशों को अनुक्रमिक क्रम से ही वापस निकाला जा सकता था और संदेशों को दूरस्थ रूप से प्राप्त, चुन कर निकाला, बचाया या अन्य लोगों तक अग्रेषित नहीं किया जा सकता था। इसके अलावा, पीबीएक्सों के निर्माता (निजी शाखा एक्सचेंज - कॉर्पोरेट फोन प्रणालियों को दिया गया नाम) पीबीएक्स की कार्यक्षमता और मूल्य को बढ़ाने के लिये मालिकाना डिजिटल फोन सेटों का इस्तेमाल करते थे। ये फोन सेट, जानबूझ कर, उत्तर देने वाली मशीनों के साथ असंगत बनाए जाते थे।

कॉर्पोरेट ध्वनि मेल का वाणिज्यीकरण मोटे तौर पर आक्टेल कम्युनिकेशंस (बॉब कोह्न और पीटर ओल्सन द्वारा 1982 में स्थापित) द्वारा किया गया। आरओएलएम निगम (जीन रिचीसन, केन ओशमैन, वाल्टर लोवेनस्टर्न और रॉबर्ट मैक्सफील्ड द्वारा 1969 में स्थापित और बाद में आईबीएम द्वारा सीमेंस को बेचने के पहले आईबीएम के स्वामित्व में) अपनी फोनमेल प्रणाली के साथ एकीकृत ध्वनि मेल की पेशकश करने वाला पहला पीबीएक्स निर्माता था और उसने ध्वनि मेल के वाणिज्यीकरण में भी एक प्रमुख भूमिका निभाई.

आईबीएम का उत्पाद, जिसे शुरू में एसएफएस (स्पीच फाइलिंग सिस्टम) का नाम दिया गया था, आईबीएम थॉमस जे वाटसन रिसर्च सेंटर में एक गहन अनुसंधान परियोजना के रूप में विकसित किया गया था। इसका उद्धेश्य ईमेल की अवधारणा की नकल करना था, लेकिन इसके लिये टेलीफोन का प्रयोग इनपुट उपकरण के रूप में और मानव स्वर का प्रयोग संदेश के लिए माध्यम के रूप में किया गया था। इस प्रणाली पर कार्य 1973 में शुरू हुआ और पहला परिचालक प्रोटोटाइप उपयोगकर्ताओं के लिए 1975 में उपलब्ध कराया गया था। एक बार में चार लोग इसका इस्तेमाल कर सकते थे। 1975 से 1981 तक, आईबीएम के लगभग 750 अधिकारियों ने, जो मुख्य रूप अमेरिका से थे, अपने दैनिक काम-काज में एसएफएस प्रोटोटाइप का प्रयोग किया। ये प्रोटोटाइप अतिरिक्त भंडारण के लिए एक आईबीएम वीएम370 से जुड़ी एक आईबीएम प्रणाली/ 7 कंप्यूटरों पर कार्य करते थे। इस प्रोटोटाइप को 1978 में एक सीरीज/1 कंप्यूटर पर चलाने के लिए संशोधित कर दिया गया। सितम्बर 1981 में, आईबीएम ने इस उत्पाद की "ऑडियो वितरण प्रणाली"(एडीएस) के रूप में घोषणा की, जिसकी प्रथम ग्राहकीय स्थापना फरवरी 1982 में की गई। इसका विपणन सीधे आईबीएम द्वारा और कुछ समय के लिये एटी एंड टी द्वारा किया गया। आईबीएम के एडीएस को एक कंप्यूटर की तरह विशेष ध्यान की (विशेष कमरा, विशेष बिजली, वातानुकूलन, आदि) आवश्यकता होती थी। आईबीएम के मानव कारकों में भारी अनुसंधान और वास्तविक परिचालन प्रयोग में एसएफएस के अध्ययन के परिणामस्वरूप एडीएस में स्वर संदेश के लिये प्रचुर सुविधाएं उपलब्ध की गई थीं। लेकिन, एडीएस की कूछ खास प्रमुख सीमाएं थीं जिसके कारण वह एक व्यावसायिक उत्पाद के रूप में विफल हो गया: उदाहरण के लिये, वह आकार में बड़ा, महंगा और 1000 प्रयोगकर्ताओं तक सीमित था, उसमें टेलीफोन पर उत्तर देने की कोई सुविधा नहीं थी (बाहर से आने वाली कालों को जवाब नहीं दे सकता था) और प्रयोगकर्ता डेटा बेस (जिसे "मूव्ज़, ऐड्स और चेंजस" के लिये "मैक" के नाम से बुलाया जाता है) में प्रशासनिक परिवर्तन करने के लिये कार्य रोक देना पड़ता था।

एक और कंपनी, कैलिफोर्निया की डेल्फी कम्यूनिकेशन्स, ध्वनि मेल के आविष्कार के लिए कुछ आंशिक श्रेय की हकदार है। जे स्टोफर के नेतृत्व में, डेल्फी ने एक ऐसी प्रणाली (डेल्टा 1 नामक) का विकास किया, जो सीधे टेलीफोन कम्पनी से आने वाली कॉल उठा लेती थी। स्टोफर ने डेल्फी अवधारणा को 1973 के आसपास सार्वजनिक रूप से टेलीफोन उत्तरदायी सेवाओँ के संगठन के सम्मुख प्रस्तुत किया और उसकी प्रोटोटाइप प्रणाली को 1976 में वॉयसबैंक नामक एक डेल्फी कम्पनी द्वारा सैन फ्रांसिस्को में शुरू किया गया। डेल्फी ने डेल्टा 1 को व्यवसायों और पेशेवरों के लिये ग्राहक टेलीफोनों का जवाब देने वाली एक विशुद्ध सेवा-उन्मुख स्वर संदेश-वाहक प्रणाली के रूप में विकसित किया। डेल्टा 1 को संदेश जमा करने के लिए मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता थी। हालांकि तीन मशीनों का निर्माण किया गया था, उनमें से सिर्फ एक ही मशीन को संचालक सेवा में लिया गया था। पूरी तरह से स्वचालित स्वर संदेश वाहक प्रणाली (डेल्टा 2) को 1981 में लॉस एंजेल्स में प्रारम्भिक परिचालक उपयोग के लिए विकसित किया गया था। जाहिर तौर पर डेल्टा 2 को बनाया, लगाया और थोड़े से समय के लिये परिचालित तो किया गया था, लेकिन दुर्भाग्य से डेल्फी का प्रमुख निवेशक, एक्सान एंटरप्राइज़ेज़ जुलाई, 1982 को अचानक बंद हो गया। डेल्फी की तकनीक के साथ आगे और कुछ भी नहीं किया गया। डेल्फी की स्वचालित टेलीफोन स्वर सेवा प्रणाली के लिये एक पेटेंट के लिये आवेदन किया गया जिसे जारी कर दिया गया था। अमेरिकी पेटेंट क्रमांक 4,625,081 नामक यह पेटेंट डेल्फी के बंद होने के बाद जारी किया गया था, लेकिन डेल्फी की संपत्ति (और पेटेंट) को एक और एक्सॉन कम्पनी, गिलबार्को, जो गैस भरने के स्टेशनों के गैस पम्पों के लिये उपकरण बनाती थी, को स्थानांतरित कर दिया गया। गिलबार्को का स्वामित्व अब युनाइटेड किंगडम की जीईसी के पास है।

1979 में, आईबीएम की एसएफएस (एडीएस) प्रणाली के पांच साल बाद और डेल्फी की डेल्टा 1 प्रणाली के पहली बार चालू होने के तीन साल बाद, टेक्सास में गॉर्डन मैथ्यूस द्वारा ईसीएस कम्युनिकेशंस (नाम को बाद में बदल कर वीएमएक्स कर दिया गया) नामक एक कम्पनी की स्थापना की गई। डेल्फी संचार के संस्थापक जो स्टोफर के अनुसार, गॉर्डन मैथ्यूस को वीएमएक्स की स्थापना करने के पहले से डेल्फी के ध्वनि मेल के बारे में जानकारी थी। वह चाहे जैसे प्रेरित हुआ हो लेकिन, मैथ्यू ने अन्ततः वीएमएक्स की स्थापना की, जिसने वीएमएक्स/64 नामक एक 3000-उपयोगकर्ताओं के लिये ध्वनि संदेश प्रणाली का विकास किया। वीएमएक्स यकीनन पहली कंपनी थी जिसने कॉर्पोरेट प्रयोग के लिए व्यावसायिक बिक्री के लिए ध्वनि मेल की पेशकश की थी। मैथ्यूस कई उल्लेखनीय निगमों जैसे 3एम, कोडेक, अमेरिकन एक्सप्रेस, इंटेल, हाफमैन-ला-रोश, कॉर्निंग ग्लास, आर्को, शेल कनाडा और वेस्टिंगहाउस को अपनी प्रणाली बेचने सफल रहा. प्रारम्भिक स्वीकार करने वालों की इस प्रभावशाली सूची के साथ कॉर्पोरेट ध्वनि मेल की शुरूआत हुई. कुछ लोगों का दावा है कि वीएमएक्स और गॉर्डन मैथ्यूस ने ध्वनि मेल का आविष्कार किया, लेकिन यह दावा सही नहीं है। रिकार्ड किया गया पहला आविष्कारक वीएमएक्स की स्थापना के कई वर्षों पहले आईबीएम का स्टीफन बोईस था।

हालांकि वीएमएक्स ने एक अच्छी शुरुआत की थी, वह बाजार को विकसित करने में विफल रहा और कंपनी एक व्यावसायिक सफलता नहीं थी। इससे पहले कि उसके उत्पाद बाहर की कॉलों का जवाब दे पाते, कई साल बीत गए (और वह भी कुछ निश्चित परिस्थितियों में ही), वे आकार में विकराल, महंगे, महत्वपूर्ण उपयोगकर्ता सुविधाओं से हीन और गंभीर विश्वसनीयता मुद्दों से ग्रस्त थे। इसके अलावा, उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस उलझन भरा था, जिससे उपयोगकर्ताओं को गैर-सहजज्ञान युक्त बहु-अंकों वाले स्पर्श-टोन निर्देशों को याद रखने की जरूरत पड़ती थी। मैथ्यूस, जो एक विपुल उद्यमी और पेटेंटर था, ने ध्वनि मेल पर पेटेंट (पेटेंट क्रमांक 4,371,752) के लिए आवेदन किया था जो फरवरी 1983 में जारी किया गया। इस पेटेंट का प्रचार ध्वनि मेल के लिए अग्रणी पेटेंट के रूप में किया गया था।

प्रथम ध्वनि मेल प्रणालियों के विकास के फौरन बाद, वैंग लेबोरेटरीज़, आरओएलएम, ऑपकॉम, ऑकटेल, सेंटीग्राम, जेनेसिस और कई अन्य कम्पनियाँ अपनी स्वयं की प्रणालियों को विकसित करने के लिये उठ खड़ी हुईं. डॉ॰ लैरी बर्जीरॉन के नेतृत्व में, वैंग लेबोरेटरीज़ ने आईबीएम प्रणाली पर आधारित एक ध्वनि मेल प्रणाली का विकास किया। वैंग ने अपनी प्रणाली को डीवीएक्स का नाम दिया। यह भी बाहर से आने वाली कॉलों का जवाब नहीं दे सकती थी, लेकिन आईबीएम प्रणाली की तुलना में छोटी और कम महंगी थी।

मैथ्यूस ने अपने पेटेंट का काफी चतुराई से प्रयोग किया। उसने आईबीएम, एटी एंड टी और फिर वैंग के साथ अपने पेटेंट का दावा करने की कोशिश की, लेकिन तीनों ही कंपनियाँ कथित तौर पर पूर्व कला के आधार पर मैथ्यूस के पेटेंट को अमान्य करने में सक्षम थीं। मैथ्यूस ने चतुराई से एक समझौता हासिल किया जिससे उसका पेटेंट अदालत में चुनौती के बिना बरकरार रहा और आईबीएम, वैंग और एटी एंड टी ने (अलग-अलग समझौतों में) सभी वीएमएक्स पेटेंटों के रॉयल्टी-मुक्त लाइसेंस प्राप्त कर लिये. वैंग, जो ऐसा लाइसेंस अर्जित करने वाली अन्तिम बड़ी कम्पनी थी, ने अनिवार्य रूप से 20000 डॉलर का भुगतान किया और कुछ पेटेंट आवेदनों (जिनके लिये पेटेंट नहीं मिले थे) को क्रास-लाइसेंस कर लिया। आईबीएम और एटी एंड टी ने भी कई पेटेंटों को वीएमएक्स को क्रास-लाइसेंस कर दिया, जिनमें से अधिकांश अप्रचलित या पुराने थे। वीएमएक्स को यह दावा करने का मौका मिल गया कि कई बड़ी कंपनियों ने उसके पेटेंट का लाइसेंस लिया था (हालांकि उन अधिकारों के लिए उन्होंने वीएमएक्स को कुछ भी नहीं दिया था), लेकिन उसने कुछ न लेने की बात नहीं बताई. पेटेंट को अदालत में कभी चुनौती नहीं दी गई और वीएमएक्स ने इस बात का (गलत रूप से) दावा करना जारी रखा कि उसने ध्वनि मेल का आविष्कार किया था और मैथ्यूस ध्वनि मेल का पिता था। वैंग के साथ समझौते के बाद, वीएमएक्स ने ऑकटेल के साथ समझौता किया। एक छोटे भुगतान और ऑकटेल द्वारा यह सहमति दिये जाने कि वह वीएमएक्स के किसी पेटेंट के लिये मुकदमा नहीं करेगा, के बदले में ऑकटेल को सभी वर्तमान और भविष्य के वीएमएक्स पेटेंटों के लिये एक पहले से भुगतान किया हुआ रॉयल्टी-मुक्त लाइसेंस मिल गया।

आरओएलएम (डिजिटल पीबीएक्स के पहले निर्माताओं में से एक) अपने फोनमेल, जो एक पंजीकृत ट्रेडमार्क है, नामक उत्पाद के जरिये एकीकृत ध्वनि मेल की पेशकश करने वाली पहली कम्पनी थी। फोनमेल ने अपने डिजीटल संदेशों की प्रभावशाली रिकॉर्डिंग गुणवत्ता की पेशकश की. आरओएलएम का डिजिटल पीबीएक्स (सीबीएक्स नामक कम्प्यूटरीकृत शाखा एक्सचेंज) पहला पीबीएक्स था जो इस बात का संकेत दे सकता था कि ध्वनि मेल प्रणाली को कौन सा एक्सटेंशन (ऐसा करने वाला पहला पीबीएक्स) भेजा जा रहा है। लेकिन, संकेतन क्रिया मालिकाना थी और केवल उसके ध्वनि मेल उत्पाद, फोनमेल द्वारा इस्तेमाल के इरादे से ही बनाई गई थी। आरओएलएम का सीबीएक्स भी आरओएलएम के इलेक्ट्रानिक फोनों और बाद में प्रतीक्षा कर रहे संदेश की बत्तियों से लैस मानक फोनों पर, प्रतीक्षा कर रहे संदेश की बत्ती को जलाने के लिये फोनमेल को सक्षम करने हेतु संकेतन क्रिया की सुविधा देता था (साथ ही एनालॉग और डिजिटल फोनों के साथ एक स्टड्डर डायल टोन का प्रयोग किया जाता था). फोनमेल आरओएलएम के सीबीक्सों के सभी तो नहीं, लेकिन अधिकांश माडलों और पीबीएक्सों के अन्य ब्रांडों जैसे नोर्टेल के ऑप्शन मेरिडियन (अडाप्टरों और कुछ सुविधाओं की हानि सहित) के साथ काम करता था और आरओएलएम द्वारा व्यापक रूप से प्रचारित था। फोनमेल अभी भी एक व्यावसायिक सफलता है। सीमेंस अभी भी फोनमेल और उसके एकीकृत संदेशवाही उत्तराधिकारी, एक्सप्रेशन्स 470 को विभिन्न विन्यासों/आकारों में (एक माइक्रो-आकार के संस्करण सहित) प्रस्तुत करता है; वह भी उसी आकर्षक नारी स्वर के साथ जिसे आरओएलएम के तकनीकज्ञों ने प्यार से “सिलिकॉन सैली” का उपनाम दिया है।

डेविड लैड द्वारा शुरू की गई एक कंपनी, ऑपकॉम ध्वनि मेल की एक और निर्माता कम्पनी थी जिसने स्वचालित परिचर की सुविधा का निर्माण किया और उसे पेटेंट करवाया (अमेरिकी पेटेंट क्रमांक 4,747,124 और 4,783,796 जो 1988 में जारी किये गए थे). स्वचालित परिचर, तकनीकी रूप से ध्वनि मेल नहीं है, लेकिन स्वचालित परिचर को सक्षम करने के लिए सभी सुविधाएं पहले से ही एक ध्वनि मेल प्रणाली का हिस्सा हैं, जिससे उसका इसमें जोड़ा जाना एक प्राकृतिक सुविधा है। ऑपकॉम पेटेंटों के बावजूद, स्वचालित परिचर सुविधाओं को 1985 से पहले एक वाणिज्यिक टेराडाइन उत्पाद में लागू किया गया था।

ऑपकॉम ने मुख्यतः छोटे उद्यमों को विपणन करने के लिये एक ध्वनि मेल प्रणाली विकसित की है। स्वचालित परिचर एकल अंक कुंजी का उपयोग करके उसे सीधे कॉल करने के लिए सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए, "अगर आप घरेलू आरक्षण करवा रहे हैं तो '1' दबाएं; अन्तरराष्ट्रीय आरक्षण के लिए '2' दबाएं; अकसर उड़ान भरने वालों की जानकारी के लिए '3' दबाएं, आदि". ऑपकॉम एक अभिनव कंपनी थी और उसने एकीकृत संदेश की अवधारणा का भी आविष्कार किया था (इस लेख में आगे चर्चित). ऑपकॉम का ध्वनि मेल उत्पाद छोटी कंपनियों और कतिपय बड़ी कम्पनियों के साथ व्यावसायिक रूप से सफल रहा. 1991 के आसपास, वीएमएक्स दिवालियापन के कगार पर था और ऑपकॉम द्वारा उसका अधिग्रहण कर लिया गया। चूकि ऑपकॉम निजी और वीएमएक्स सार्वजनिक संपदा थे, इसलिये लेनदेन एक उल्टे विलय के रूप में किया गया था और शेष बची कंपनी का नाम वीएमएक्स रखा गया। मूल वीएमएक्स कंपनी का थोड़ा सा हिस्सा ही शेष रहा.

ऑक्टेल संचार निगम की स्थापना 1982 में सिलिकॉन वैली में बॉब कोह्न और पीटर ओल्सन द्वारा की गई। ऑक्टेल की ध्वनि मेल प्रणाली (जो 1982-1984 के दौरान विकसित की गई और सबसे पहले 1984 में बेची गई) ने काफी जल्दी बाजार के बड़े हिस्से पर कब्जा कर लिया। जबकि ऑक्टेल को दूसरों की मेहनत और प्रयोगों से लाभ हुआ, वह पहली स्वतंत्र ध्वनि मेल कम्पनी थी जिसने इस महत्वपूर्ण बाजार पर विजय पाने के लिये एक मजबूत व्यापार और रणनीति का निर्माण किया। इसके अलावा, ऑक्टेल ने काफी अभिनव तकनीकों का आविष्कार किया जिससे उसकी सफलता में भारी योगदान मिला. ऑक्टेल की विभेदित हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर वास्तुकला ने उसकी प्रणालियों को आकार में छोटा, तेज, अधिक भरोसेमंद और उत्पादन करने में अन्य विक्रेताओं की तुलना में काफी कम लागत का बना दिया. इन सुविधाओं ने, जिनमें से कई को पेटेंट कराया गया था, ऑक्टेल को बाजार में नेतृत्व प्रदान किया:

• उपयोगकर्ता के अनुकूल उपयोगकर्ता-इंटरफ़ेस (अन्य प्रणालियाँ सहज नहीं थीं और उनमें मदद के लिये कोई संकेत नहीं होते थे).
• त्रुटि-मुक्त स्पर्श-टोन पहचान (अन्य प्रणालियाँ मानव-स्वर को गलत रूप से स्पर्श-टोन समझ लेती थी, या जब उपयोगकर्ता बटन दबाते थे तो स्पर्श-टोन की पहचान नहीं कर पाती थीं।
• संदेशों को अस्फुटित कर देती थी ताकि कोई भी किसी अन्य व्यक्ति के संदेशों को न सुन सके (अन्य प्रणालियों में, प्रणाली के ऐन मौके पर बिगड़ जाने पर गलती से अन्य लोगों को संदेश जा सकते थे।).
• टेलीफोन का जवाब देने वाली, ध्वनि संदेश प्रेशक और स्वचालित परिचर.
• प्रणाली के काम करते समय साथ-साथ ही बदलाव, योग और परिवर्तन किये जा सकते थे।
• बड़ी मात्रा में संदेश भंडारण.
• छोटे आकार का (करीबन एक 2 दराजों के फाइलिंग कैबिनेट के आकार जितना, जिसकी तुलना में आरओएलएम का मूल फोनमेल लगभग 5' × 5' × 5' का था और वीएमएक्स की प्रणाली को एक कंप्यूटर के कमरे जितनी जगह होनी पड़ती थी। विशेष वातावरण की आवश्यकता नहीं थी।
• कहीं भी स्थापित करने योग्य. ऑक्टेल प्रणालियों को किसी भी तरह के कार्यालय में स्थापित किया जा सकता था और वे बिजली के झटकों (जो विशेषकर सर्दियों में, कार्यालयों के कालीन लगे फर्शों पर आम तौर पर लगते हैं) के प्रति अतिसंवेदनशील नहीं थे।
• उच्च विश्वसनीयता (पहली ध्वनि मेल प्रणाली जिसने अपनी पहली प्रणाली के साथ 99.9% का कार्यान्वयन-समय हासिल किया).
• पीबीएक्स के लगभग सभी ब्रांडों के साथ संगत (पीबीएक्स विक्रेताओं द्वारा प्रस्तुत ध्वनि मेल केवल उसी विक्रेता की पीबीएक्स प्रणाली के साथ ही काम कर सकता था).
• सभी पीबीएक्सों के साथ टेलीफोन-उत्तरदेय प्रणाली जिनमें ऐसे पीबीएक्स भी शामिल थे जिनके पास कॉलर पहचान (आईडी) उपलब्ध करने का कोई तरीका नहीं था।
• संदेश अधिसूचना (ग्राहक द्वारा पूर्वनियत विभिन्न स्थानों पर मौजूद ग्राहकों को संदेश प्राप्त होने पर फोन करना).
• क्षमताओं का दायरा. छोटी, मध्यम, बड़ी और अधिक बड़ी क्षमता वाली प्रणालियाँ जो प्रमुख कंपनियों की जरूरतों को पूरा करती थीं (उदाहरण के लिए, ऑक्टेल प्रणाली में वीएमएकस की सबसे बड़ी प्रणाली 50% अधिक पोर्ट क्षमता थी)। छोटी प्रणालियों को शाखा कार्यालयों में, मध्यम प्रणालियों को जिला कार्यालयों में, बड़ी प्रणालियों को क्षेत्रीय कार्यालयों में भेजा जाता था। तथा अधिक बड़ी प्रणालियाँ 10,000 से अधिक लोगों वाले बड़े कार्पोरेट मुख्यालयों का कार्य संभाल सकती थीं।
• ध्वनि मेल प्रणालियों के बीच नेटवर्किंग, ताकि कंपनियाँ अपनी ध्वनि मेल प्रणालियों को एक बड़े आभासी नेटवर्क के रूप में चला सकें.

ऑक्टेल की रणनीति ने प्रमुख खातों की उन जरूरतों को पूरा किया जो अन्य विक्रेताओं के ध्यान में बहुत समय बाद भी नहीं आईं: उन्नत प्रशिक्षण, ग्राहक सेवा, बिक्री और बाजार शिक्षा. ऑक्टेल की प्रणाली उसकी ओर आने वाली कॉलों के एक्सटेंशन नंबरों और अधिकांश पीबीएक्सों की संदेश-प्रतीक्षा बत्तियों को प्रदीप्त कर सकती थी। ऐसा इसलिये संभव था क्योंकि ऑक्टेल के इंजीनियरों ने (कानूनी तौर पर) पीबीएक्सों के प्रमुख ब्रांडों को उल्टी दिशा में इंजीनियर किया था और पीबीएक्स द्वारा संचार करने के ऐसे नए तरीके खोजे थे जो पीबीएक्स निर्माता नहीं कर पाए थे। अन्ततः पीबीएक्स के अधिकांश निर्माताओं ने ऑक्टेल के साथ मिल कर काम करने का फैसला किया। ऑक्टेल ने दुनिया भर में पीबीएक्स के लगभग 100 ब्रांडों के साथ एकीकरण किया। ऑक्टेल के विश्वव्यापी नेतृत्व के परिणामस्वरूप, उसका उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस (जो 75 से अधिक भाषाओं और बोलियों में बनाया गया था) सारी दुनिया में सर्वाधिक विख्यात हो गया।

1990 के दशक के अन्त में, ऑक्टेल ने दृश्य मेलबॉक्स और एकीकृत संदेशप्रक्रिया की अवधारणा की प्रस्तुति की. दृश्य मेलबॉक्स ने उपयोगकर्ताओं को अपने निजी कम्प्यूटरों के माध्यम से अपने स्वर मेलबॉक्सों का प्रबन्धन करने की क्षमता प्रदान की, हालांकि संदेश तब भी ऑक्टेल प्रणाली पर ही संग्रहीत किये जाते थे। एकीकृत संदेशप्रक्रिया ने ध्वनि मेल को माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाई गई कॉर्पोरेट ईमेल प्रणाली, माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज के साथ एकीकृत कर दिया। एकीकृत संदेशप्रक्रिया का आविष्कार वास्तव में एटी एंड टी बेल लैब्स में रॉबर्टा कोहेन, केनेथ ह्यूबर और डेबोरा मिल द्वारा किया गया था। एकीकृत संदेशप्रणाली के लिए पेटेंट जून 1989 (पेटेंट 4837798 नंबर) में जारी किया गया था।

चित्र:Unified Messenger Screen Shot.png

इस पाठ को अपनी भाषा में पूरा पृष्ठ लाने तक अनुवाद किया जाना चाहिए. ऊपर दिया गया चित्र एक प्रारम्भिक एकीकृत संदेश सिस्टम (GUI) से लिया हुआ एक स्क्रीन शॉट दिखाता है। ईमेल एक लिफाफे के चिन्ह से पहचाना जाता है; ध्वनि मेल एक फोन हैंडसेट के आइकन के द्वारा पहचाने जाते हैं। इस प्रणाली ने ध्वनि मेल को पूरी तरह से माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज में एकीकृत कर दिया जिससे ध्वनि मेलों और ईमेलों दोनों को माक्रोसॉफ्ट आउटलुक के जरिये प्रदर्शित और प्राप्त किया जा सकता है। उपयोगकर्ताओं इस प्रणाली में फोन से भी कॉल कर सकते हैं और ध्वनि मेलों को सुन ईमेलों को मशीन से पढ़ सकते हैं।

एकीकृत संदेशप्रणाली : एकीकृत संदेशप्रक्रिया के जरिये, उपयोगकर्ता अपने निजी कम्प्यूटर पर या तो ग्राफिकल यूजर इंटरफेस (GUI) का प्रयोग करके, या दुनिया में किसी भी टेलीफोन के साथ टेलीफोन उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस (TUI) का प्रयोग करके स्वर और ईमेल संदेश प्राप्त कर सकते थे। निजी कम्प्यूटर पर, उपयोगकर्ता अपने ईमेल इनबॉक्स में ध्वनिमेलों और ईमेलों को एक साथ मिश्रित रूप में देख सकते थे। ध्वनि मेलों में एक छोटे से टेलीफोन का चिन्ह और ईमेल के बगल में एक छोटे से लिफाफे का चिन्ह बना होता था (नीचे दिया गया चित्र देखें). ध्वनि मेल के लिए, उन्हें "हेडर सूचना" दिखाई देती थी (प्रेषक, भेजने की तिथि, आकार और विषय). उपयोगकर्ता अपने ईमेल इनबॉक्स से ध्वनि मेल को दो बार क्लिक करके अपने निजी कम्प्यूटर या अपनी मेज के पास मौजूद फोन के माध्यम से संदेश सुन सकते थे। दुनिया में किसी भी फोन का उपयोग करके, उपयोगकर्ता ध्वनि संदेशों को सामान्य तरीके से सुन सकते थे और साथ ही उनके ईमेलों को (संश्लेषित आवाज में) पढ़वा सकते थे। ध्वनि संदेशों को ईमेल या फोन- संबोधी योजनाओं का प्रयोग करके भेजा जा सकता था और डेटा नेटवर्किंग बुनियादी सुविधाओं का प्रयोग सार्वजनिक टेलीफोन स्विचित नेटवर्क के बजाय स्थानों के बीच संदेश भेजने के लिए किया जाने लगा। एकीकृत संदेशप्रक्रिया उन दिनों व्यावसायिक रूप से सफल नहीं हो सकी थी, क्यौंकि 1990 के दशक के उत्तरार्ध तक ईमेल को बाजार का बड़ा भाग नहीं मिला था। ईमेल के सर्वर कुछ खास विश्वसनीय नहीं थे, इंटरनेट कनेक्शन धीमे थे (ध्वनि संदेश बड़ी फाइलों के थे) और अधिकांश निजी कम्प्यूटरों में स्पीकर या माइक्रोफोन नहीं थे।

1988 तक, टेलीफोन कंपनियों और नवगठित सेलुलर फोन कंपनियों को कानूनन अपने ग्राहकों को ध्वनि मेल की पेशकश करने की मनाही थी। ऐसा एफसीसी द्वारा देश भर के टेलीफोन प्रत्युत्तर व्यवसायों की रक्षा करने के लिये किया गया था। यह निषेध 1984 में उस आदेश के साथ जारी रहा, जिसने एटी एंड टी को विच्छेदित कर दिया था। 7 मार्च 1988 को हेरॉल्ड एच. ग्रीन द्वारा दिये गए एक निर्णय के बाद यह निषेध हटा लिया गया। फोन कंपनियों को एक सेवा के रूप में ध्वनि मेल की पेशकश करने की अनुमति दे दी गई, लेकिन उन्हें सेवा प्रदान करने वाली मशीनों को डिजाइन करने या उन्हें बनाने से वर्जित कर दिया गया।

वीएमएक्स की विशाल प्रणाली का प्रयोग कुछ ही वाहकों (टेलीफोन कंपनियों) द्वारा किया जा रहा था, लेकिन विश्वसनीयता और लागत के गंभीर मुद्दों के कारण वीएमएक्स को वाहक बाजार में विस्तार करने में बाधा का सामना करना पड़ा. ऑक्टेल के पास कॉर्पोरेट उपयोग के लिए पहले से ही बहुत अधिक क्षमता वाली प्रणालियाँ थीं और 1988 तक सभी सात क्षेत्रीय बेल आपरेटिंग कंपनियाँ आंतरिक उपयोग के लिए ऑक्टेल का प्रयोग कर रही थीं। ऑक्टेल ने वाहकों के लिये पहले अपनी सबसे बड़ी प्रणाली को अनुकूलित किया, जिससे उन्हें अपने ग्राहकों को विश्वसनीय ध्वनि मेल प्रदान करने की क्षमता प्राप्त हो गई। एक साल के भीतर, ऑक्टेल ने अपनी बड़ी प्रणाली की एक नई पीढ़ी की बाजार में पेशकश की, जो "एनईबीएस मानकों", जो फोन कम्पनियों द्वारा उनके केन्द्रीय कार्यालयों में स्थित किसी भी उपकरण के लिये आवश्यक मानक थे, का अनुसरण करने वाले वाहकों के लिये विशेष रूप से डिजाइन की गई थी। कुछ अन्य निर्माताओं, जिनमें यूनिसिस, बोस्टन प्रौद्योगिकी और कॉमवर्स प्रौद्योगिकी (कोबी अलेक्जेंडर द्वारा स्थापित इजराइल में स्थित एक कंपनी) शामिल थे, ने वाहकों के लिए ध्वनि मेल बाजार में प्रवेश किया। इन विक्रेताओं ने निगमों को ध्वनि मेल की पेशकश नहीं की, बल्कि संभावित बड़े और आकर्षक वाहक बाजार पर ध्यान केन्द्रित किया। यूनिसिस ने पैकबेल की आवासीय ध्वनि मेल सेवाएं प्रदान करने का अधिकार प्राप्त कर लिया और बेल एटलांटिक की आवासीय ध्वनि मेल की पेशकश का मुख्य आधार बोस्टन प्राद्यौगिकी था। अन्य कॉर्पोरेट ध्वनि मेल निर्माताओं में से किसी को भी वाहक बाजार में उल्लेखनीय सफलता नहीं मिली, क्यौंकि उनकी प्रणालियों की क्षमता बहुत कम थी और उपकरण पर्याप्त रूप से भरोसेमंद नहीं थे। कार्पोरेट बाजार को विक्रय करने की तुलना में वाहकों को विक्रय करने के लिये बिक्री और विपणन के भिन्न तरीकों की आवश्यकता थी और केवल ऑक्टेल ही दोनों में सफल रहा.

उत्तरी अमेरिका में अपने ग्राहकों को ध्वनि मेल की सफलतापूर्वक पेशकश करने वाला पहला वाहक शायद बेल सेलूलर था, जो ओंटारियो और क्यूबेक को सेवा प्रदान करने वाला केनेडियन वाहक था (बेल सेलूलर ने बाद में अपना नाम बदल कर बेल मोबिलिटी कर लिया). ध्वनि मेल के साथ बेल सेलुलर की सफलता ने जोर पकड़ लिया और सेलुलर ध्वनि मेल संपूर्ण कनाडा और फिर अमेरिका और विदेशों में फैल गया। कुछ ही वर्षों में, कनाडा की शत-प्रतिशत सेलुलर कंपनियाँ अन्ततः ऑक्टेल ध्वनि मेल का प्रयोग करने लगीं, जिसके बाद लगभग सभी प्रमुख अमेरिकी वायरलैस वाहक (सात आरबीओसियों, एटी एंड टी और मैकका सहित) और दुनिया भर में जीएसएम वाहकों के एक बड़े प्रतिशत ने इसका प्रयोग शुरू कर दिया. कॉमवर्स प्रौद्योगिकी अमेरिका के बाहर जीएसएम बाजार में बहुत सफल रहा। ऑक्टेल उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस दुनिया भर में अधिकांश वाहकों के साथ सबसे आम हो गया लेकिन, प्रत्येक वाहक ने अन्तरफलक (इंटरफेस) पर मामूली बदलाव किये.

वाहक बाजार से अन्य रोचक बाजारों का विकास हुआ जिनमें "आभासी टेलीफोनी " नामक एक अवधारणा शामिल थी। ऑक्टेल द्वारा विकसित आभासी टेलीफोनी ने ध्वनि मेल का इस्तेमाल उभरते देशों में बेतार टेलीफोन सेवा तेजी से उपलब्ध कराने के लिये किया। इससे उभरते देशों में अधिक टेलीफोन न होने की समस्या हल हो गई। टेलीफोन के लिए तार लगाना बहुत महंगा था और कई गरीब नागरिकों के पास तार लगवाने के लिये घर ही नहीं थे। टेलीफोन के लिए तारों बहुत महंगा है और गरीब था कई नागरिकों तार करने के लिए घरों में है नहीं था। उभरते देशों की अर्थव्यवस्थाएं आंशिक रूप से इसलिये विकसित नहीं हो रही थीं क्यौंकि लोग उस क्षेत्र के दायरे से बाहर संचार नहीं कर सकते थे, जहाँ वे केवल पैदल चल सकते या साइकिल ही चला सकते थे। उन्हें फोन प्रदान करना अपनी अर्थव्यवस्थाओं को सुधारने का एक रास्ता था, लेकिन वहां यह तरीका व्यावहारिक नहीं था। कुछ देशों में, एक फोन के लिए कई सालों तक प्रतीक्षा करनी पड़ती थी और उसकी लागत कई हजार डॉलरों तक में थी। उस समय सेलुलर फोन उपयुक्त विकल्प नहीं थे क्योंकि वे बहुत महंगे थे (हजारों डॉलर प्रति हैंडसेट) सेल की साइटों की स्थापना के लिये आवश्यक बुनियादी ढांचा भी महंगा था।

आभासी टेलीफोनी के द्वारा, प्रत्येक व्यक्ति को एक फोन नंबर (केवल संख्या, फोन नहीं) और एक ध्वनि मेलबॉक्स दिया जा सकता था। नागरिक को एक पेजर भी दिया सकता था। जब कोई उस फोन नंबर पर फोन करता था, तो उसकी घंटी किसी वास्तविक फोन पर कभी नहीं बजती थी, बल्कि तुरंत एक केन्द्रीय ध्वनि मेल प्रणाली तक ले जाई जाती थी। ध्वनि मेल प्रणाली उस फोन का जवाब देती थी और फोन करने वाला एक लंबा, विस्तृत संदेश छोड़ सकता था। जैसे ही संदेश प्राप्त होता था, ध्वनि मेल प्रणाली नागरिक के पेजर को सक्रिय कर देती थी। सूचना प्राप्त होने पर, नागरिक किसी भुगतान- फोन की खोज करता था और संदेश प्राप्त करने के लिये फोन करता था। इस अवधारणा का इस्तेमाल दक्षिण अमेरिका और दक्षिण अफ्रीका में सफलतापूर्वक किया गया।

1980-1990 का दशक

1980 के दशक के प्रारम्भ में, 30 से अधिक कम्पनियाँ कॉर्पोरेट ध्वनि मेल बाजार के लिये स्पर्धा में थीं, जिनमें से कई कम्पनियाँ अब व्यापार ही नहीं कर रही हैं। इसके अनेकों दावेदारों में आईबीएम, वीएमएक्स, वैंग, ऑक्टेल, एटी एंड टी, उत्तरी टेलीकॉम, डेल्फी संचार, वॉयस एंड डेटा सिस्टम्स, ऑपकॉम, कॉमटर्म, जेनेसिस, ब्रुक ट्राउट, ग्लेनेयर, बीबीएल, एवीटी, एवीएसटी, डिजिटल साउंड, सेंटीग्राम, वॉयसमेल इंटरनेशनल, एक्टिव वॉयस और कई अन्य शामिल थे। कॉर्पोरेट ध्वनि मेल बाजार के लगभग सभी दावेदार संयुक्त राज्य अमेरिका में स्थित थे।

1990 के दशक के अन्त तक आईबीएम और वैंग ध्वनि मेल बाजार से बाहर हो गए, क्योंकि उन्हें पर्याप्त कर्षण नहीं मिल सका. आरओएलएम को 1980 के दशक के मध्य में आईबीएम द्वारा खरीद लिया गया (जो लाभप्रद आरओएलएम के लिये एक वित्तीय दुर्दशा साबित हुआ, क्यौंकि आईबीएम आरओएलएम, जो 70 के दशक के मध्य से 80 के दशक के उत्तरार्ध तक अमेरिका में दूसरे नंबर का पीबीएक्स संभरक था, के आराम के साथ लीक से हट कर सोचने के रवैये को स्पष्ट रूप से नहीं समझ सका) और फिर उसकी आधी हिस्सेदारी जर्मन कंपनी सीमेंस को बेच दी गई। 1992 में सीमेंस ने आरओएलएम को आईबीएम से पूरी तरह से खरीद लिया और फोनमेल (एकमात्र उत्पाद जिसे सीमेंस ने नष्ट नहीं किया) के अतिरिक्त आरओएलएम के सभी मूल उत्पादों को बनाना बंद कर दिया).^{[उद्धरण चाहिए]} वीएमएक्स को गलत उत्पाद और अप्रभावी प्रबन्धन का सामना करना पड़ा और बंद होने ही वाला था कि ऑपकॉम का उसके साथ विलय हो गया। शेष बची हुई कंपनी का नाम वीएमएक्स रखा गया, लेकिन वीएमएक्स को उसके नाम और पेटेंट पोर्टफोलियो को छोड़ कर ऑपकॉम द्वारा पूरी तरह से मिटा दिया गया। 1994 में, ऑक्टेल ने वीएमएक्स को खरीद लिया। 90 के दशक के प्रारम्भ में, एटी एंड टी/ लूसेंट ने कॉर्पोरेट बाजार के लिये ध्वनि मेल का अपना एक संस्करण (आडिक्स नामक) बनाया, लेकिन वह केवल एटी एंड टी/ लूसेंट के पीबीएक्सों पर ही काम कर सकता था।^{[उद्धरण चाहिए]} नॉर्टेल ने मेरिडियन मेल का विकास किया और एटी एंड टी के समान ही रणनीति का पालन किया जिसके अनुसार मेरिडियन मेल केवल उत्तरी टेलीकॉम पीबीएक्सों के साथ ही काम करता था।^{[उद्धरण चाहिए]} परिणामस्वरूप किसी भी कम्पनी को बड़े राष्ट्रीय या बहुराष्ट्रीय खातों का कोई विशेष बाजार-हिस्सा प्राप्त नहीं हो सका (क्यौंकि कोई भी प्रमुख कंपनी पीबीएक्स के केवल एक ब्रांड का प्रयोग नहीं करती थी और 1970 के दशक के अन्त से नॉर्टेल ही इस बाजार का नेतृत्व कर रहा था और आरओएलएम एक नजदीकी दूसरे स्थान पर था तथा नॉर्टेल से आगे निकलने ही वाला था जब आईबीएम ने आरओएलएम को खरीद लिया).^{[उद्धरण चाहिए]} एटी एंड टी ने अपने उपकरण व्यवसाय को लूसेंट टेक्नॉलॉजीस नामक कम्पनी में बदल दिया और नॉर्दर्न टेलीकॉम ने अपना नाम बदल कर नॉर्टेल कर लिया। अपर्याप्त उत्पाद या प्रबन्धन के कारण ध्वनि मेल की पेशकश करने वाली कई छोटी कम्पनियाँ बंद हो गईं.

1990 के दशक के मध्य तक, ऑक्टेल निगमों और वाहकों दोनों के लिए ध्वनि मेल का पहले दर्जे का संभरक बन गया था। उसके पास अमेरिका, कनाडा, यूरोप और जापान का (बड़े निगमों के लिए) 60% और वाहक बाजार का देश के अनुसार 30% से 100% के बीच बाजार हिस्सा था। 1997 तक ऑक्टेल के बड़े प्रतियोगियों में लूसेंट द्वारा निर्मित आडिक्स और नॉर्टेल द्वारा निर्मित मेरिडियन मेल थे। जुलाई 1997 में, ऑक्टेल को लूसेंट टेक्नालॉजी द्वारा खरीद लिया गया। लूसेंट के आडिक्स विभाग को ऑक्टेल में विलय करके ऑक्टेल संदेशप्रक्रिया विभाग बनाया गया। उसी वर्ष, बोस्टन प्रौद्योगिकी का कॉमवर्स प्रौद्योगिकी द्वारा अधिग्रहण कर लिया गया जिससे वह ऑक्टेल के बाद वाहकों का दूसरा सबसे बड़ा संभरक बन गया। कुछ ही वर्षों में कॉमवर्स वाहकों का सबसे बड़ा संभरक बन गया और लूसेंट ने कॉर्पोरेट बाजार में अपना नेतृत्व बनाए रखा और वाहकों के साथ दूसरे स्थान पर रहा. 2000 तक, कुछ लोगों का अनुमान है कि ऑक्टेल संदेशप्रक्रिया विभाग द्वारा बनाए गए कॉर्पोरेट और वाहक ध्वनि मेल के 150,000,000 से अधिक सक्रिय उपयोगकर्ता थे। इसके शीघ्र बाद, लूसेंट ने ऑक्टेल संदेशप्रक्रिया विभाग सहित अपने कॉर्पोरेट व्यापार को अवाया नामक एक कम्पनी में बदल दिया. आज कॉमवर्स दुनिया भर में वाहकों को बेची जाने वाली विरासती ध्वनि मेल प्रणालियों में अपना नेतृत्व बनाए हुए है। ^{[उद्धरण चाहिए]} आईपी पर आधारित ध्वनि मेल प्रणालियों के लिए एरिक्सन अपने एरिक्सन आईपी-पर-संदेशप्रक्रिया (एमओआईपी) समाधान के साथ बाजार का नेता होने का दावा करता है। ^{[उद्धरण चाहिए]}

2000 का दशक

वर्ष 2000 तक, ध्वनि मेल कंपनियों, सेलुलर और आवासीय ग्राहकों की सेवा करने वाली फोन प्रणालियों पर एक सर्वव्यापी सुविधा बन गया था। सेलुलर और आवासीय ध्वनि मेल अपने पूर्व रूप में, मुख्य रूप से सरल टेलीफोन प्रत्युत्तरीकरण के रूप में, आज भी जारी है। ईमेल प्रचलित संदेशवाहक प्रणाली बन चुका था, ईमेल सर्वर और सॉफ्टवेयर काफी विश्वसनीय बन गए थे और लगभग सभी कार्यालयी कर्मचारी मल्टीमीडिया डेस्कटॉप निजी कम्प्यूटरों से लैस थे।

ध्वनि में त्वरित संदेशवाहन : संदेशप्रक्रिया में अगली घटना बजाय केवल संदेश का अतुल्यकालिक संग्रह करने और आगे बढ़ाकर मेलबाक्स में पहुँचाने के, वास्तविक-समय में पाठ संदेश बनाना था। इसकी शुरूआत इंटरनेट सेवा प्रदाता अमेरिका ऑनलाइन (एओएल) द्वारा उपभोक्ताओं के लिये एक सार्वजनिक इंटरनेट पर आधारित मुक्त-पाठ चैट सेवा के रूप में हुई, लेकिन जल्द ही इसका उपयोग व्यापारी लोगों द्वारा भी किया जाने लगा। इसने इंटरनेट प्रोटोकॉल "उपस्थिति प्रबन्धन" की अवधारणा या इंटरनेट से उपकरण की कनेक्टिविटी को पहचानने का क्षमता और संदेश प्राप्तकर्ता के उपलब्ध होने पर वास्तविक समय में संदेशों के विनिमय की प्रस्तुति की और इसके साथ ही यह व्यक्तिगत "मित्रों की सूची” निर्देशिकाएं बना कर केवल उन लोगों को जिन्हें आप जानते हैं, आपकी स्थिति जानने और आपके साथ एक वास्तविक-समय का पाठ-संदेश के विनिमय की अनुमति देने की क्षमता प्रदान करता है। उपस्थिति और त्वरित संदेशप्रक्रिया का अब छोटे पाठ-संदेशों से आगे विकास हो गया है, लेकिन अब इसमें डेटा फ़ाइलों (दस्तावेज, चित्र) का विनिमय और संपर्क को एक स्वर-युक्त बातचीत वाले कनेक्शन में बदलना शामिल है।

मोबाइल उपकरण

वायरलेस गतिशीलता में वृद्धि भी, मूल रूप से सेलुलर सेवाओं के जरिये और आजकल आईपी पर आधारित वाई-फाई के माध्यम से, मोबाइल टेलीफोनी के साथ संदेशों के अभिसरण का एक कारण थी। आज यह न केवल संदेश प्रबन्धन के लिए बातचीत करने वाले उपयोगकर्ता इंटरफेसों के उपयोग को बढ़ावा दे रही है, बल्कि ईमेल के साथ एकीकृत ध्वनि संदेश की पुनर्प्राप्ति की मांग को भी बढ़ा रही है। यह लोगों को आवाज और ईमेल संदेशों, दोनों का जवाब पाठ की जगह स्वर में देने के लिये सक्षम करता है। गॉटवॉयस, स्पिनवॉक्स और यूमेल जैसी नई सेवाएं एसएमएस पाठ-संदेश के रूप में ध्वनिमेलों को मोबाइल फोन पर पहुँचा कर ध्वनि मेल और पाठ के बीच की सीमाओं को धूमिल करने में मदद कर रही हैं।

वीओआईपी के साथ एकीकृत संदेश

वॉयस ओवर आईपी (वीओआईपी--इंटरनेट पर आवाज का प्रसारण) का ईजाद होने और विरासती पीबीएक्स टेलीफोनी (टीडीएम प्राद्यौगिकी नामक) के स्थान पर आईपी टेलीफोनी अनुप्रयोगों का विकास होने तक कॉर्पोरेट ध्वनि मेल में कोई खास परिवर्तन नहीं आया। आईपी (इंटरनेट प्रोटोकॉल) टेलीफोनी ने पीबीएक्सों की शैली और प्रौद्योगिकी और ध्वनि मेल प्रणालियों के उनके साथ एकीकृत होने के तरीके को बदल दिया. इसके परिणामस्वरूप एकीकृत संदेशप्रक्रिया की एक नई पीढ़ी सामने आई, जिसके व्यापक रूप से लोकप्रिय होने की संभावना है। लचीलापन, प्रबन्धशीलता, कम लागत, विश्वसनीयता, गति, अभिसरण संदेश भेजने की और उपयोगकर्ता की सुविधा अब वहां संभव है जहाँ वह पहले नहीं थी। इसमें आंतरिक और अन्तर-उद्यम संपर्क, मोबाइल संपर्क, सक्रिय अनुप्रयोग जानकारी वितरण और ग्राहक-संपर्क अनुप्रयोग शामिल हो सकते हैं।

कॉर्पोरेट आईपी टेलीफोनी पर आधारित ध्वनि मेल सीपीई मार्केट में अवाया, सिस्को सिस्टम्स, ऐडोमो, इंटरऐक्टिव इंटेलीजेंस,[1] नॉर्टेल, माईटेल, 3कॉम और एवीएसटी सहित कई विक्रेता सेवा प्रदान कर रहे हैं। उनकी विपणन रणनीति को विरासती पीबीएक्सों के कई प्रकारों और नए वॉयस ओवर आईपी का समर्थन करने की आवश्यकता को उस तरह से पूरा करना होगा, जिस तरह से उद्यम आईपी पर आधारित दूरसंचार की ओर बढ़ रहे हैं। एक ऐसी ही स्थिति ध्वनि मेल सर्वरों के लिये वाहक बाजार में भी, जो वर्तमान में कॉमवर्स प्रौद्योगिकी के कब्जे में है और जिसका कुछ भाग लूसेंट टेक्नालॉजीज़ के पास अभी भी है, मौजूद है।

वीओआईपी टेलीफोनी कॉर्पोरेट (उद्यमी) ग्राहकों के लिये दूरस्थ प्रशासन और प्रयोग प्रबन्धन वाले केन्द्रीकृत, साझा सर्वरों को सक्षम बनाती है। अतीत में, वाहकों ने यह व्यवसाय खो दिया था क्यौंकि यह बहुत महंगा और फोन कंपनी द्वारा दूरस्थ प्रबन्धित सुविधाएं देने की दृष्टि से लचीला नहीं था। वीओआईपी के साथ, दूरस्थ प्रशासन कहीं अधिक किफायती है। इस प्राद्यौगिकी ने वाहकों के लिए आईपी-पीबीएक्स और ध्वनि मेल सेवाओं सहित आईपी दूरसंचार के सभी प्रकारों के लिए मेजबानीकृत, साझा सेवाओं की पेशकश करने के अवसर फिर से खोल दिये हैं। तार और बेतार संचार के अभिसरण की वजह से, इस तरह की सेवाओं में अब कई तरह के बहु-रूपी हाथ में पकड़े जाने वाले और मेज पर रखे जाने वाले अन्तिम उपयोगकर्ता उपकरण भी शामिल किये जा सकते हैं। इस सेवा को, जब इसकी पेशकश कई एक्सटेंशनों या फोन नंबरों के लिए की जाती है तो कभी-कभी एकीकृत ध्वनि मेल का नाम दिया जाता है।

व्यावसायिक दक्षता

ध्वनि मेल की प्रस्तुति ने कॉर्पोरेट फोन प्रणालियों के साथ काम करते हुए, लोगों को लंबे, सुरक्षित और विस्तृत संदेश, प्राकृतिक आवाज़ में छोड़ने में सक्षम बना दिया है। निगमों द्वारा ध्वनि मेल का उपयोग करने से संचार के प्रवाह में सुधार हुआ और धन की भारी मात्रा में बचत हुई. जीई, जो दुनिया भर में अपने सभी कार्यालयों में ध्वनि मेल के अग्रणी उपभोक्ताओं में से एक है, ने दावा किया कि ध्वनि मेल प्रति वर्ष प्रति कर्मचारी औसतन 1100 डॉलर की बचत करवाता है।

टेलीफोन पर जवाब देना और ध्वनि संदेश भेजना ध्वनि मेल के काम करने के दो मुख्य भाग हैं। टेलीफोन पर जवाब देने वाला भाग बाहर से आने वाली काल को जवाब देता है और किसी भी बाहर फोन करने वाले से संदेश लेता है (क्यौंकि या तो एक्सटेंशन व्यस्त था या कोई जवाब नहीं की घंटी बजी). ध्वनि संदेशप्रक्रिया किसी भी ग्राहक (मेलबॉक्स नंबर वाला कोई व्यक्ति) को अन्य किसी या कई ग्राहकों के मेलबाक्सों को बिना उन्हें पहले फोन किये सीधे संदेश भेजने में सक्षम बनाती है। इन दोनों साधनों का विवरण नीचे दिया गया है।

टेलीफोन पर जवाब देने की सुविधा

पीबीएक्स के लाभों में से एक उसकी कॉलों को अग्रेषित करने की क्षमता है। यदि कोई व्यक्ति अपने फोन का उपयोग कर रहा है, या उसका जवाब नहीं देता है, तो उसके एक्सटेंशन को जा रही कॉलें पीबीएक्स द्वारा स्वचालित रूप से किसी भी अन्य एक्सटेंशन, शायद ऐसे किसी व्यक्ति के पास, (जैसे सचिव) जो उस कॉल को जवाब दे सकता है या संदेश ले सकता है, आगे भेज दी जाती हैं। ध्वनि मेल प्रणाली लगाकर पीबीएक्स को व्यस्त या अनुत्तरित एक्सटेंशनों को आगे एक मशीन- ध्वनि मेल प्रणाली को भेजने के लिये क्रमादेशित कर दिया जाता है।

मान लें कि एक बाहरी कॉलर, विलमा, किसी कम्पनी में किसी फ्रेड को कॉल करती है। यदि फ्रेड के फोन की घंटी "कोई जवाब नहीं" या "व्यस्त" के रूप में बजती है तो, पीबीएक्स उस कॉल को आगे ध्वनि मेल प्रणाली को भेज देगा. पीबीएक्स को किसी भी तरह से ध्वनि मेल प्रणाली को यह बतलाना होता है कि कॉल फ्रेड के फोन को अग्रेषित की जा रही है ताकि ध्वनि मेल प्रणाली फ्रेड की व्यक्तिगत शुभकामना सहित जवाब दे सके. इस जानकारी के बिना, ध्वनि मेल प्रणाली को कोई पता नहीं होगा कि वह किसके फोन का जवाब दे रही थी। एक बार एक संदेश छोड़ देने पर, ध्वनि मेल प्रणाली फ्रेड के फोन पर प्रतीक्षा कर रहे संदेश की बत्ती को उद्दीप्त कर देती है। वह ऐसा पीबीएक्स को एक संकेत भेज कर करती है जिससे उसे पता चलता है कि उसे कौन सी बत्ती जलानी है। जब फ्रेड अपनी मेज पर लौटता है और ध्वनि मेल प्रणाली को फोन करता है (या दूरस्थ रूप से कॉल करता है) तो उसे केवल उसके निजी मेलबॉक्स में आए संदेश ही प्रस्तुत किये जाते हैं, भले ही अन्य लोगों से संबन्धित हजारों संदेश उसी प्रणाली पर संग्रहीत क्यौं न हुए हों. संदेश को एक बार सुनाने के बाद, ध्वनि मेल प्रणाली पीबीएक्स को फ्रेड के फोन पर जल रही प्रतीक्षा कर रहे संदेश की बत्ती को बंद करने का संकेत देती है।

प्रारम्भिक ध्वनि मेल प्रणालियाँ (खास कर आईबीएम और वीएमएक्स द्वारा बनाई गई) बाहरी कॉलों का जवाब नहीं दे सकती थीं -- यानी, वे मूलत: पीबीएक्स के किसी एक्सटेंशन को भेजी गई कॉल का व्यस्त होने या अनुत्तरित रहने पर स्वतः ही जवाब नहीं दे सकती थी। बाद की ध्वनि मेल प्रणालियों के विकास के साथ (विशेष रूप से आरओएलएम और ऑक्टेलl), प्रणालियों द्वारा बाहर से आने वाली कॉलों का जवाब दिया जाना संभव हो गया है। फिर भी, अधिकांश पीबीएक्स ध्वनि मेल प्रणाली को संकेत नहीं देते थे कि वह कौन से एक्सटेंशन का अग्रेषण कर रहे हैं और न ही वे टेलीफोनों पर प्रतीक्षा कर रहे संदेश की बत्ती जला कर सहायता करते थे। यह संकेतक क्रिया भी बाद में उपलब्ध हो गई, लेकिन ऐसा संभव होने के पहले कई वर्षों तक ध्वनि मेल प्रणालियों के लिए यह एक प्रमुख चुनौती थी।

प्रणालियों के बीच अन्तरकार्यक्षमता

ध्वनि संदेश हमेशा ही एक ही ध्वनि मेल प्रणाली पर स्थित व्यक्तियों के बीच भेजा जाना जरूरी नहीं होता. संदेशों को एएमआईएस (ऑडियो संदेश अन्तर्परिवर्तन विशिष्टता) या वीओआइपी (वॉयस ओवर इंटरनेट प्रोटोकोल) प्रौद्योगिकियों का प्रयोग करके स्थानांतरित किया जा सकता है। ये दोनों तकनीकें एक कंप्यूटर प्रणाली पर संदेशों का लक्ष्य प्रणाली की ओर अग्रेषित करने देती हैं। ईमेल की तरह, ध्वनि संदेश पहुँचाने की यह पद्धति स्पैम या विशिंग जैसे दुरुपयोग का विषय हो सकती है। इस तरह के दुरूपयोगों की रोकथाम के लिये संघीय और प्रान्तीय कानून और नियंत्रण बनाए गए हैं, जैसे संयुक्त राज्य अमेरिका राष्ट्रीय “कॉल न करें” रजिस्ट्री.

ध्वनि मेल प्रणालियाँ कैसे काम करती हैं

यह खंड बताता है कि मूल शैली की, अकेले काम करने वाली ध्वनि मेल प्रणाली किसी कॉर्पोरेट पीबीएक्स प्रणाली के साथ कैसे काम करती है। इसका सिद्धान्त केन्द्रीय कार्यालय स्विचों (सीओ स्विच) या मोबाइल टेलीफोन स्विचन कार्यालय (MTSOs) के जैसा ही है। अधिकतर आधुनिक ध्वनि मेल प्रणालियाँ इसी सिद्धान्त पर काम करती हैं, लेकिन इसके कुछ भाग अन्य प्रणालियों, जैसे ईमेल प्रणालियों के साथ साझा किये जा सकते हैं।

ध्वनि मेल प्रणालियों में नीचे दिये गए चित्र में दिखाए गए कई तत्व होते हैं:

• एक केन्द्रीय प्रोसेसर (CPU), जो ऑपरेटिंग सिस्टम और एक कार्यक्रम (सॉफ्टवेयर) चलाता है जो प्रणाली को एक ध्वनि मेल प्रणाली का दिखावा और अनुभव प्रदान करता है। इस सॉफ्टवेयर में हजारों पहले से रिकार्ड किये हुए संकेत होते हैं, जो प्रणाली से अन्तर्क्रिया करते समय प्रयोक्ताओं से "बात" करते हैं;
• डिस्क नियंत्रक और संदेश भंडारण के लिए एकाधिक डिस्क ड्राइव;
• प्रणाली की डिस्कें जिनमें ऊपर दिये गए सॉफ्टवेयर ही नहीं, बल्कि सभी उपयोगकर्ताओं में से प्रत्येक के बारे में संबन्धित जानकारी वाली एक पूरी निर्देशिका भी होती है (नाम, एक्सटेंशन नंबर, ध्वनि मेल वरीयताएं और उनसे संबन्धित संदेश डिस्क पर संचित प्रत्येक संदेश के बारे में संकेत);
• टेलीफोन की अन्तरफलक प्रणाली जो कई फोन लाइनों को उससे जुड़ने की क्षमता प्रदान करती है।

चित्र:Voice Mail Block Diagram.jpg

नीचे दिये गए चित्र में दिखाया गया है कि ध्वनि मेल प्रणाली पीबीएक्स के साथ कैसे अन्तर्क्रिया करती है। कल्पना कीजिये कि कोई बाहरी कॉलर फ्रेड के एक्सटेंशन 2345 पर फोन कर रहा है। आने वाली कॉल सार्वजनिक नेटवर्क (ए) से आती है और पीबीएक्स में पहुँचती है। कॉल को फ्रेड के एक्सटेंशन (बी) को भेजा जाता है, लेकिन फ्रेड जवाब नहीं देता है। घंटियों की एक निश्चित संख्या के बाद, पीबीएक्स फ्रेड के एक्सटेंशन पर घंटी बजाना बंद कर देता है और कॉल को ध्वनि मेल प्रणाली (सी) से जुड़े एक एक्सटेंशन की ओर अग्रेषित कर देता है। वह ऐसा इसलिए करता है क्यौंकि पीबीएक्सों को आमतौर पर व्यस्त या अनुत्तरित कॉलों को किसी अन्य एक्सटेंशन की ओर अग्रेषित करने के लिए क्रमादेशित किया जाता है। इसके साथ ही पीबीएक्स ध्वनि मेल प्रणाली को (लिंक डी संकेत के माध्यम से) बताता है कि उसके द्वारा ध्वनि मेल को अग्रेषित की जा रही कॉल एक्सटेंशन 2345 पर फ्रेड के लिए है। इस तरह से, ध्वनि मेल प्रणाली फ्रेड की शुभकामना के साथ फोन का जवाब दे सकती है।

प्रणाली भर में कई माइक्रोप्रोसेसर होते हैं, क्यौंकि प्रणाली को बड़ी मात्रा में जानकारी की सार- संभाल करनी होती है और इसमें किसी भी तरह का प्रतीक्षा समय अस्वीकार्य है। (उदाहरण के लिए, जब प्रणाली आपके संदेश की रिकॉर्डिंग या उसे बजा रही हो, उस समय यह अस्वीकार्य है कि प्रणाली क्षणिक रूप से रिकॉर्ड करना बंद कर दे, जैसा बड़ी फाइलों को प्राप्त करते समय कंप्यूटर अक्सर करते हैं).

जब फ्रेड का एक्सटेंशन ध्वनि मेल प्रणाली की ओर अग्रेषित होता है, तो टेलीफोन इंटरफ़ेस को घंटी के बजने का पता लग जाता है। वह केन्द्रीय प्रोसेसर (CPU) को संकेत करता है कि एक कॉल आ रही है। इसके साथ ही सीपीयू को पीबीएक्स-ध्वनि मेल डेटा (डी) लिंक से संकेत मिलता है कि एक्सटेंशन 2345 को घंटी बजने पर जवाब नहीं मिलने के कारण अब बज रहे विशिष्ट एक्सटेंशन की ओर अग्रेषित किया जा रहा है। सीपीयू टेलीफोन इंटरफ़ेस (जो लाइन इंटरफेस कार्ड को नियंत्रित करता है) को फोन का जवाब देने का निर्देश देता है। सीपीयू के कार्यक्रम को जब यह ज्ञात होता है कि यह कॉल फ्रेड के लिए है, तो वह तुरंत फ्रेड की शुभकामना की खोज करता है और डिस्क नियंत्रक को कॉलर के लिए उसे बजाने का निर्देश देता है। वह प्रणाली के कुछ निर्देश भी सुनाता है जिसके द्वारा कॉलर को इसके बाद के घटनाक्रमों के बारे में संकेत दिए जाते हैं। (उदाहरण के लिए, "जब आप रिकॉर्डिंग समाप्त कर लें, तो आप फोन रख सकते हैं या अधिक विकल्पों के लिए '#' दबाएं"). फोन करने वाले से सारी "बातचीत" ध्वनि मेल प्रणाली में संग्रहीत कार्यक्रम के अनुसार सीपीयू द्वारा चुने गए प्राम्प्टों के माध्यम से की जाती है। सीपीयू फोन करने वाले व्यक्ति द्वारा दबाए गए बटनों की प्रतिक्रिया के रूप में प्राम्प्टों का चयन करता है।

कॉलर के संदेश को टेलीफोन इंटरफ़ेस प्रणाली द्वारा डिजीटीकृत करके संदेश डिस्कों पर भंडारण के लिए डिस्क नियंत्रक के पास पारेषित कर दिया जाता है। कुछ ध्वनि मेल प्रणालियाँ अधिक सुरक्षा के लिए संदेश को स्फुटित कर लेती हैं। फिर सीपीयू फ्रेड के मेलबॉक्स निर्देशिका प्रवेश के भीतर प्रणाली डिस्क में उस संदेश के स्थान का भंडारण कर लेता है। कॉलर के फोन बंद कर देने और संदेश के भंडारण के बाद, सीपीयू के लिंक (डी) के माध्यम से पीबीएक्स को एक संकेत भेजता है जिसमें वह पीबीएक्स को फ्रेड के फोन पर संदेश की प्रतीक्षा करने की बत्ती को चालू करने का निर्देश देता है।

जब फ्रेड अपनी मेज पर वापस आता है और अपने फोन पर बत्ती जलते देखता है, वह ध्वनि मेल प्रणाली के लिए नामांकित एक एक्सटेंशन नंबर (ऊपर दिए गए चित्र में "सी" में दिखाई गई लाइनों को सौंपा गया एक वास्तविक एक्सटेंशन नंबर) पर फोन करता है।

फिर टेलीफोन अन्तरफलक सीपीयू को सचेत करता है कि एक विशेष लाइन पर एक कॉल आ रही है, लेकिन इस बार पीबीएक्स-ध्वनि मेल डेटा लिंक (डी) से संकेत मिलता है कि फ्रेड सीधे कॉल कर रहा है, न कि अग्रेषित किया जा रहा है। सीपीयू टेलीफोन अन्तरफलक को फोन का जवाब देने का निर्देश देता है।

चूंकि सीपीयू यह "जानता" है कि यह फ्रेड है (डाटा लिंक डी पर आ रहे संकेतन से), वह प्रणाली के डिस्क पर फ्रेड की जानकारी, विशेष रूप से उसके पासवर्ड की खोज करता है। सीपीयू फिर डिस्क नियंत्रक को उपयोगकर्ता के लिए एक लॉग-ऑन प्राम्प्ट बजाने के लिए निर्देश देता है: "कृपया अपना पासवर्ड प्रविष्ट करें". एक बार पासवर्ड (टच टोन के माध्यम से) प्रविष्ट करने पर, सीपीयू इसका मिलान सही पासवर्ड से करता है और, सही ढंग से प्रवेश किया होने पर, फ्रेड को जारी रखने की अनुमति देता है।

सीपीयू तब (फ्रेड की निर्देशिका की प्रविष्टि से) निर्धारित करता है कि फ्रेड के लिए एक नया संदेश प्राप्त हुआ है। फिर सीपीयू फ्रेड के सामने उसके विकल्प (जैसे, "आपके लिए एक नया संदेश है) प्रस्तुत करता है। अपना नया संदेश सुनने के लिए, 1 दबाएं, संदेश को रिकार्ड करने के लिए 2 दबाएं आदि) सीपीयू द्वारा डिस्क नियंत्रक को प्राम्प्ट बजाने का निर्देश देते हुए विकल्प प्रस्तुत किए जाते हैं और सीपीयू फ्रेड के स्पर्श-टोनों को सुनता है। प्राम्प्टों को बजाने और स्पर्श-टोन से जवाब देने की यह अन्तर्क्रिया फ्रेड को ध्वनि मेल प्रणाली से अन्तर्क्रिया करने में सहायता करती है।

यदि फ्रेड अपने संदेश को सुनने के लिए 1 दबाता है तो सीपीयू फ्रेड की मेलबॉक्स निर्देशिका में (सिस्टम डिस्क पर) नए संदेश की स्थिति की तलाश करता है और डिस्क नियंत्रक को वह संदेश बजाने का निर्देश देता है। डिस्क नियंत्रक संदेश डिस्क पर संदेश की खोज करता है और टेलीफोन इंटरफेस के पास सीधे डेटा स्ट्रीम भेजता है। टेलीफोन इंटरफ़ेस तब डेटा स्ट्रीम को ध्वनि में परिवर्तित कर देता है और फ्रेड जिस लाइन इंटरफेस कार्ड के माध्यम से जुड़ा होता है, उसके जरिये उसे संदेश बजा कर सुनाता है।

पुनर्चलन नियंत्रण (रिवाइंड, ठहराव, तेजी से आगे करना, आवाज में परिवर्तन आदि) स्पर्श टोन के माध्यम से किए गए सभी इनपुट सीपीयू द्वारा "पढ़ें" जाते हैं और प्रणाली में संग्रहीत कार्यक्रम के आधार पर उचित कार्रवाई की जाती है। उदाहरण के लिए, यदि फ्रेड संदेश के प्लेबैक को ठहराना चाहता है, तो वह 2 दबा सकता है। चूंकि सीपीयू फ्रेड से आ रहे स्पर्श-टोनों को लगातार सुनता रहता है, उसका आदेश मिलने पर वह डिस्क नियंत्रक को संदेश को बजाना बंद करने का निर्देश देता है। अधिकांश परिष्कृत ध्वनि मेल प्रणालियों में विविध प्रकार के प्लेबैक नियंत्रण और विकल्प उपलब्ध होते हैं ताकि प्रयोगकर्ता संदेश के प्लेबैक का नियंत्रण, संदेशों का आरकाइवों में संग्रह, समूहों में संदेशों का प्रेषण, अपनी वरीयताओं में परिवर्तन आदि कार्य कर सकें.

बेहतर डिजाइन वाली ध्वनि मेल प्रणालियों में स्पष्ट और सार्थक प्राम्प्टों के साथ एक उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस होता है ताकि ध्वनि मेल प्रणाली के साथ अन्तर्क्रिया शीघ्र और आसान हो.

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