Shaybah3 1810247
देय खाते (एपी) एक व्यवसाय द्वारा अपने आपूर्तिकर्ताओं को देय धनराशि है जो कंपनी की बैलेंस शीट पर देयता के रूप में दिखाया गया है। यह देय देयताओं से अलग है, जो औपचारिक कानूनी उपकरण दस्तावेजों द्वारा बनाए गए ऋण हैं।
अवलोकन भुगतान संपादित करें
अवलोकन भुगतान के लिए चालान के भुगतान के समय खाता देय उप-खाताकर्ता में देय खातों को दर्ज किया जाता है। वाउचर्ड, या वाउचर, का अर्थ है कि भुगतान के लिए एक इनवॉइस स्वीकृत है और इसे बकाया, या खुले, देयता के रूप में जनरल लेजर या एपी सबलेगर में दर्ज किया गया है क्योंकि इसका भुगतान नहीं किया गया है। भुगतान अक्सर ट्रेड पेबल्स के रूप में वर्गीकृत किए जाते हैं, इन्वेंट्री में दर्ज भौतिक वस्तुओं की खरीद के लिए भुगतान, और व्यय भुगतान, व्यय की गई वस्तुओं या सेवाओं की खरीद के लिए भुगतान। व्यय देय के सामान्य उदाहरण विज्ञापन, यात्रा, मनोरंजन, कार्यालय की आपूर्ति और उपयोगिताओं हैं। एपी क्रेडिट का एक रूप है जो आपूर्तिकर्ता अपने ग्राहकों को एक उत्पाद या सेवा के लिए भुगतान करने की अनुमति देकर प्रदान करते हैं जो पहले ही प्राप्त हो चुका है। आपूर्तिकर्ता एक चालान के लिए विभिन्न भुगतान शर्तें प्रदान करते हैं। भुगतान की शर्तों में एक निर्धारित दिनों के भीतर चालान का भुगतान करने के लिए नकद छूट की पेशकश शामिल हो सकती है। घरों में, देय खाते विद्युत कंपनी, टेलीफोन कंपनी, केबल टेलीविजन या उपग्रह डिश सेवा, समाचार पत्र की सदस्यता, और ऐसी अन्य नियमित सेवाओं से प्राप्त होते हैं। आम तौर पर घरवाले चेक, क्रेडिट कार्ड या इंटरनेट बैंकिंग का उपयोग करके मासिक आधार पर ट्रैक करते हैं और भुगतान करते हैं। एक व्यवसाय में, आमतौर पर एपी फ़ाइल में सेवाओं की एक बहुत व्यापक रेंज होती है, और लेखाकार या बुककीपर आमतौर पर इनवॉइस खाते में पैसे के प्रवाह को ट्रैक करने के लिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं जब वे चालान प्राप्त करते हैं और इससे बाहर जब वे भुगतान करते हैं। तेजी से, बड़ी फर्में विशेष लेखा देय स्वचालन समाधान का उपयोग कर रही हैं ताकि संगठन के चालान प्रसंस्करण के कागज और मैनुअल तत्वों को स्वचालित किया जा सके। आमतौर पर, एक आपूर्तिकर्ता उत्पाद को शिप करेगा, चालान जारी करेगा और बाद में भुगतान एकत्र करेगा। यह एक नकद रूपांतरण चक्र है, या उस समय की अवधि है जिसके दौरान आपूर्तिकर्ता ने पहले ही कच्चे माल के लिए भुगतान किया है लेकिन अंतिम ग्राहक द्वारा बदले में भुगतान नहीं किया गया है। जब खरीदार द्वारा चालान प्राप्त किया जाता है, तो इसे पैकिंग स्लिप और खरीद ऑर्डर से मिलान किया जाता है, और यदि सभी क्रम में है, तो चालान का भुगतान किया जाता है। इसे तीन-तरफ़ा मैच के रूप में जाना जाता है।
३] तीन-तरफ़ा मिलान भुगतान प्रक्रिया को धीमा कर सकता है, इसलिए विधि को संशोधित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, तीन-तरफा मिलान केवल बड़े-मूल्य के चालान तक सीमित हो सकता है, या यदि खरीदी गई मात्रा में अधिकृत राशि का एक निश्चित प्रतिशत के भीतर है, तो मिलान स्वचालित रूप से स्वीकृत है। [४] चालान प्रसंस्करण स्वचालन सॉफ्टवेयर वर्कफ़्लो प्रक्रिया के निर्माण के दौरान लगाए गए व्यावसायिक नियमों के आधार पर मिलान प्रक्रिया को अलग-अलग तरीके से संभालता है। सरलतम मामला चालान और खरीद आदेश के बीच दो तरह से मेल खाता है।
आतंरिक नियंत्रक
दुर्व्यवहार के खिलाफ विभिन्न प्रकार के चेक आमतौर पर देय कर्मियों द्वारा खातों में गबन को रोकने के लिए मौजूद होते हैं। कर्तव्यों का अलगाव एक आम नियंत्रण है। उन देशों में जहां चेक भुगतान सामान्य है लगभग सभी कंपनियों में एक जूनियर कर्मचारी प्रक्रिया होती है और एक चेक और एक वरिष्ठ कर्मचारी समीक्षा को प्रिंट करते हैं और चेक पर हस्ताक्षर करते हैं। अक्सर, लेखांकन सॉफ़्टवेयर प्रत्येक कर्मचारी को केवल उन्हें सौंपे गए कार्यों को करने के लिए सीमित करेगा, ताकि किसी भी एक कर्मचारी को कोई रास्ता न हो - यहां तक कि नियंत्रक - भी एक भुगतान कर सकता है।
कुछ कंपनियां नए विक्रेताओं को जोड़ने और वाउचर में प्रवेश करने के कार्यों को भी अलग करती हैं। इससे एक कर्मचारी के लिए खुद को एक विक्रेता के रूप में जोड़ना असंभव हो जाता है और फिर किसी अन्य कर्मचारी के साथ मिलीभगत किए बिना खुद को चेक काट देता है। इस फ़ाइल को मास्टर वेंडर फ़ाइल के रूप में जाना जाता है। यह कंपनी के आपूर्तिकर्ताओं के बारे में सभी महत्वपूर्ण जानकारी का भंडार है। यह उन खातों के लिए संदर्भ बिंदु है जो भुगतान करने के लिए आते हैं जब यह चालान का भुगतान करने के लिए आता है।
इसके अलावा, अधिकांश कंपनियों को चेक पर एक दूसरे हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, जिसकी राशि एक निर्दिष्ट सीमा से अधिक है। देय कर्मियों को धोखाधड़ी वाले चालान के लिए देखना होगा। खरीद आदेश प्रणाली की अनुपस्थिति में, बचाव की पहली पंक्ति अनुमोदन प्रबंधक है। हालांकि, एपी स्टाफ को कुछ सामान्य समस्याओं से परिचित होना चाहिए, जैसे "येलो पेज" रिपॉफ्स जिसमें धोखाधड़ी करने वाले ऑपरेटर विज्ञापन देने की पेशकश करते हैं। चलने वाली उंगलियों के लोगो को कभी भी ट्रेडमार्क नहीं किया गया है, और कई अलग-अलग येलो पेज-स्टाइल निर्देशिकाएं हैं, जिनमें से अधिकांश में एक छोटा सा वितरण है। विंटर 2000 अमेरिकन पेरोल एसोसिएशन के एंप्लॉयर प्रैक्टिसेज के एक लेख के अनुसार, "विक्रेता ऐसे दस्तावेज़ भेज सकते हैं जो चालान की तरह दिखते हैं लेकिन छोटे प्रिंट में वे कहते हैं" यह बिल नहीं है। "ये निर्देशिका लिस्टिंग या विज्ञापनों के लिए शुल्क हो सकते हैं। हाल ही में, कुछ कंपनियों ने भेजना शुरू कर दिया है जो एक छूट या धनवापसी चेक प्रतीत होता है, वास्तव में, यह उन सेवाओं के लिए एक पंजीकरण है जो दस्तावेज़ को हस्ताक्षर के साथ वापस आने पर सक्रिय होता है। " देय खातों में, एक साधारण गलती एक बड़े ओवरपेमेंट का कारण बन सकती है। एक सामान्य उदाहरण में डुप्लिकेट चालान शामिल हैं। जब विक्रेता इसके भुगतान की स्थिति में पूछताछ करने के लिए कहता है, तो एक चालान अस्थायी रूप से या अभी भी अनुमोदन की स्थिति में गलत हो सकता है। एपी स्टाफ के सदस्य इसे देखने के बाद देखते हैं कि इसका भुगतान नहीं किया गया है, विक्रेता एक डुप्लिकेट चालान भेजता है; इस बीच मूल चालान दिखाता है और भुगतान हो जाता है। फिर डुप्लिकेट चालान आता है और अनजाने में भुगतान किया जाता है, शायद थोड़ा अलग चालान के तहत।
देय खातों की लेखा परीक्षा संपादित करें
लेखा परीक्षक अक्सर काटे गए चेक का समर्थन करने के लिए अनुमोदित चालान, व्यय रिपोर्ट और अन्य सहायक प्रलेखन के अस्तित्व पर ध्यान केंद्रित करते हैं। आपूर्तिकर्ता से एक पुष्टिकरण या बयान की उपस्थिति खाते के अस्तित्व का उचित प्रमाण है। जब यह ऑडिट चारों ओर से लुढ़क जाए, तो इस दस्तावेज़ के कुछ खो जाना या मिस हो जाना कोई असामान्य बात नहीं है। एक लेखा परीक्षक ऐसी स्थितियों में नमूना आकार का विस्तार करने का निर्णय ले सकता है। लेखा परीक्षक आमतौर पर कुछ पर बकाया ऋण की बेहतर समझ के लिए देय खातों की एक उम्र बढ़ने की संरचना तैयार करते हैं। इस तरह की संरचनाएं वित्तीय वर्ष के अंत तक बैलेंस शीट की सही प्रस्तुति में सहायक होती हैं
स्वचालन संपादित करें
देय देय स्वचालन, कई कंपनियों के उनके देय खातों की व्यवसाय प्रक्रिया को कारगर बनाने के लिए जारी प्रयास है। देय खातों विभाग की मुख्य जिम्मेदारी कंपनी और उसके आपूर्तिकर्ताओं के बीच लेनदेन की प्रक्रिया और समीक्षा करना है। दूसरे शब्दों में, यह सुनिश्चित करने के लिए कि उनके आपूर्तिकर्ताओं से सभी बकाया चालान स्वीकृत, संसाधित और भुगतान किए गए हैं, यह देय विभाग का काम है। चालान को संसाधित करने में चालान से महत्वपूर्ण डेटा रिकॉर्ड करना और कंपनी के वित्तीय, या बहीखाता पद्धति, में इनपुट करना शामिल है। यह पूरा होने के बाद, चालान का भुगतान करने के लिए कंपनी की संबंधित व्यवसाय प्रक्रिया से गुजरना होगा।
यह प्रक्रिया सीधी है लेकिन बहुत बोझिल हो सकती है, खासकर अगर कंपनी के पास बहुत बड़ी संख्या में चालान हों। यह समस्या जटिल हो जाती है जब चालान जिसमें प्रसंस्करण की आवश्यकता होती है कागज पर होती है। इससे डेटा के प्रवेश के दौरान खोए गए चालान, मानवीय त्रुटि और चालान डुप्लिकेट हो सकते हैं। ये और अन्य समस्याएं प्रति इनवॉइस मीट्रिक की उच्च लागत की ओर ले जाती हैं। देय विभाग को स्वचालित करने का लक्ष्य इस चालान प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना, संभावित मानवीय त्रुटि को समाप्त करना और प्रति चालान लागत कम करना है सबसे आम एपी स्वचालन समाधानों में ई-चालान, स्कैनिंग और वर्कफ़्लो, ऑनलाइन ट्रैकिंग, रिपोर्टिंग क्षमताओं, इलेक्ट्रॉनिक चालान उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस, आपूर्तिकर्ता नेटवर्क, भुगतान सेवाएं और सभी चालान के लिए विश्लेषण खर्च करना शामिल है। इलेक्ट्रॉनिक चालान एपी विभाग के लिए एक बहुत ही उपयोगी उपकरण हो सकता है। इलेक्ट्रॉनिक चालान विक्रेताओं को इंटरनेट पर चालान जमा करने की अनुमति देता है और उन चालान को स्वचालित रूप से रूट और संसाधित किया जाता है। क्योंकि इनवॉइस आगमन और प्रस्तुति लगभग तत्काल चालान का भुगतान किया जाता है; इसलिए, इन चालानों को संसाधित करने में लगने वाले समय और धन की मात्रा बहुत कम हो जाती है। इन समाधानों में आमतौर पर एक तीसरे पक्ष की कंपनी होती हैजो एक आवेदन प्रदान करती है और समर्थन करती है जो एक आपूर्तिकर्ता को अपने ग्राहक को तत्काल रूटिंग, अनुमोदन और भुगतान के लिए इलेक्ट्रॉनिक चालान प्रस्तुत करने की अनुमति देता है। ये एप्लिकेशन उन डेटाबेस से जुड़े होते हैं जो ट्रेग पार्टनर्स के बीच लेनदेन की जानकारी संग्रह करते हैं। चालान कई तरीकों से प्रस्तुत किए जा सकते हैं, जिसमें ईडीआई, सीएसवी, या एक्सएमएल अपलोड, पीडीएफ फाइलें या ऑनलाइन चालान टेम्प्लेट शामिल हैं। क्योंकि ई-चालान में कई अलग-अलग प्रौद्योगिकियां और प्रवेश विकल्प शामिल हैं, यह किसी भी विधि के लिए एक छाता श्रेणी है जिसके द्वारा भुगतान के लिए एक चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप से ग्राहक को प्रस्तुत किया जाता है।
संदर्भ संपादित करें
https://en.wikipedia.org/wiki/Accounts_payable
https://www.investopedia.com/terms/a/accountspayable.asp
https://www.accountingcoach.com/accounts-payable/explanation
https://economictimes.indiatimes.com/definition/accounts-payable
